A gestão administrativa da serventia é trabalhosa e depende do apoio de pessoas competentes para criar e acompanhar seu desenvolvimento, principalmente em épocas de crises. Hoje vamos falar de controles internos.
Todo cartório precisa ser sustentável. Isso precisa ser lei interna. Do contrário, os problemas, especialmente financeiros, serão fonte de enormes dores de cabeça.
Considerando os valores tabelados dos emolumentos e o frequente aumento dos insumos, o gerenciamento deve necessariamente envolver (mas não se limitar a) ao recolhimento de impostos em dia, salários dos empregados pagos corretamente, controle dos documentos para fins de auditoria, entre outros.
Lembre-se que o titular tem que focar nos assuntos jurídicos, e paralelamente tem o dever de promover (induzindo, cobrando, estimulando e facilitando) a eficiência (=quantidade) e eficácia (=qualidade) dos trabalhos, assim como de encontrar eventuais falhas de procedimento. Por exemplo: todos os seus procedimentos da área financeira estão mapeados? Quais são seus indicadores?
Por que isso é importante? Ao aumentar o controle interno é possível diminuir falhas, retrabalhos, otimizar o tempo e maximizar o resultado.
Exemplo: procedimentos internos financeiros padronizados produzem facilmente relatórios de controles com frequência mensal; o que habilita o responsável financeiro a estar no controle total de todos os fluxos de pagamentos e recebimentos, atuais e futuros.
Realizar o controle financeiro tanto com base no caixa (valores) quanto com base na competência (datas) tornam mais gerenciáveis muitas situações financeiras que poderiam apertar os resultados do final do mês da serventia.
Contudo, cada contexto precisa de uma análise detida, de um olhar mais específico no tipo de gerenciamento exercido para que soluções mais adequadas ajudem a melhorar ainda mais a serventia.
Referência: CALDAS, Talita / SCIASCIA, Daniela. Como Melhorar as Finanças do seu Cartório? Aprenda Passo a Passo. 2017. 29 p. Ebook no website www.tac7.com.br.
*Autora: Talita Caldas é Sócia Diretora da Tac7.