Desde 14 de agosto do ano passado, o processo de legalização de documentos brasileiros para uso no exterior ficou mais simples e menos burocrático. Ao invés de um périplo que incluía a ida ao Itamaraty ou a escritórios regionais do Ministério das Relações Exteriores, a tradução e o encaminhamento do documento à autoridade consular do país onde seria utilizado, hoje basta ir a um cartório extrajudicial autorizado a realizar a aposição de apostila em documentos públicos produzidos no território nacional.
A Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada na Haia, em 5 de outubro de 1961 (Convenção da Apostila), foi formalmente internalizada no ordenamento jurídico pelo Decreto Legislativo n. 148/2015 e promulgada pelo Decreto n. 8660/2016.
Regulamentada no âmbito Poder Judiciário pela Resolução do CNJ n. 228/2016, a emissão de apostilas passou a ser obrigatória em todas as capitais do País a partir de 14 de agosto de 2016.
Segundo o Provimento n. 58/2016, da Corregedoria Nacional de Justiça, os serviços de notas e de registro das capitais dos Estados e do Distrito Federal são obrigados a prestar o serviço de apostilamento. No DF, segundo o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJ/DFT), todos os 37 cartórios extrajudiciais estão aptos a emitir a apostila.
A prestação do serviço de apostilamento pelos serviços de notas e de registro do interior de cada Estado são facultativos, mas recomendáveis para conferir melhor capilaridade ao serviço. No portal do CNJ é possível pesquisar quais cartórios oferecem o serviço a partir do nome de uma cidade ou de um estado.
Na prática, a aposição de apostila é a formalidade pela qual se atesta a autenticidade da assinatura, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto. O procedimento é semelhante a um reconhecimento de firma no âmbito internacional. Recomenda-se, previamente, entrar em contato com o cartório e verificar se a serventia está apta a emitir a apostila.
O processo substituiu o procedimento de legalização adotado anteriormente e envolve uma parte física e outra digital. A física é uma espécie de selo, a apostila, que é colada no documento apostilado. Já a parte digital é o registro em um sistema utilizado pelas autoridades signatárias da Convenção de Haia para consultar as apostilas emitidas em cada país. A consulta é feita por meio de um código (QRcode) ou de um código alfanumérico incluídos na apostila. Com estes códigos também é possível visualizar o documento original apostilado.
Como os cartórios geralmente estão interligados por meio de um sistema, é possível apostilar um documento emitido em outro estado, caso a assinatura, selo ou carimbo presente no documento estejam disponíveis nesse sistema. Caso o documento não possua assinatura, ou seja assinado apenas digitalmente, a apostila poderá ser emitida se o notário puder reconhecer a autenticidade do documento. É o caso, por exemplo, de certidões digitais emitidas por alguns tribunais e órgãos públicos.
No Brasil, só é possível apostilar documentos emitidos em território nacional para uso no exterior, não devendo ser utilizada a apostila para a autenticação de documentos a serem usados no mesmo país em que foram emitidos. Além disso, a apostila só pode ser emitida por autoridade de país signatário da Convenção da Haia para uso em outro país signatário. Nos países que não fazem parte da Convenção, o procedimento para legalização de documentos permanece o mesmo. A lista dos 112 países signatários pode ser vista no portal do CNJ.
De acordo com a Resolução CNJ n. 228/2016, o custo de cada apostila emitida deve ser o mesmo pago nos cartórios por uma Procuração Sem Valor Declarado. No DF, isso equivale a R$ 37,30. Além disso, é cobrado R$ 3,80 pela certificação de autenticidade de cada assinatura presente no documento. Não há um prazo definido para que os cartórios emitam a apostila, mas geralmente o documento é apostilado no mesmo dia em que é apresentado no cartório, como os demais atos praticados pelas serventias. Não é preciso agendar o serviço.
Segundo a Convenção da Apostila, podem ser apostilados documentos públicos ou de natureza particular que tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridade pública competente. Diplomas, certidões de nascimento, casamento, divórcio ou óbito, documentos emitidos por tribunais e registros comerciais estão entre os documentos mais apresentados nos cartórios para apostilamento.
Não podem ser apostilados documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares e documentos administrativos relacionados a operações mercantis e alfandegárias que, de acordo com as normas em vigor, não precisam ser legalizados. A apostila também não se aplica a documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção da Haia. A apostila não tem um prazo de validade e também não influi na validade dos documentos apostilados. Ou seja, se uma certidão tem um determinado prazo de validade, ela não será prolongada por ter sido apostilada.
O documento a ser apostilado não precisa ser levado pelo seu titular, podendo ser apresentado por um familiar ou representante, caso o titular não possa comparecer ao cartório. Também não é necessário que o documento seja o original. É possível apostilar cópias autenticadas.
Uma das principais dúvidas em relação ao apostilamento, segundo a Ouvidoria do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), diz respeito à tradução dos documentos. Caso o país em que a pessoa vá apresentar o documento apostilado exija tradução, a recomendação é que a tradução e o documento original sejam apostilados juntos. Detalhes como a exigência de tradução juramentada ou de tradução feita por profissional do país onde o documento será apresentado devem ser consultados junto à representação do país a que o documento se destina.
No caso de documentos estrangeiros a serem utilizados no Brasil, é obrigatória a apresentação de tradução juramentada produzida no Brasil. Documentos estrangeiros legalizados segundo as regras vigentes anteriormente perderam a validade no dia 14 de fevereiro deste ano e precisam ser apostilados no país em que foram emitidos. Nesse caso é preciso entrar em contato com a representação do país emissor do documento para obter mais informações sobre como proceder.
