O segundo dia (7 de abril) do “Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial do Estado de São Paulo para os aprovados no 10º Concurso Público de Provas e Títulos para a Outorga de Delegações de Notas e de Registro do Estado de São Paulo”, promovido pelo TJ/SP no auditório do Gade/MMDC, teve início com o painel “Administração e gerenciamento financeiro das serventias extrajudiciais”. O tema foi conduzido pela diretora do CNB/SP, Maria Beatriz Lima Furlan, e pelo juiz auxiliar da Corregedoria Nacional de Justiça, José Marcelo Tossi Silva.
Ao longo do painel, foram apresentadas formas de gerenciamento e administração, obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias, contabilidade e finanças, despesas autorizadas e deduções, fluxo de caixa, folha de pagamento, livro diário de receita e despesa e escrituração contábil. “Se o cartório é deficitário, ele não pode contratar um funcionário. Ele mesmo tem que fazer o serviço”, esclareceu Beatriz Furlan. “Quando eu assumi o meu cartório ele era deficitário porque os funcionários roubavam os cartórios. Portanto, eu mesma tive que mudar o sistema. Aprendam a conduzir o cartório, paguem todos os cursos possíveis aos seus funcionários – se vocês não tiverem uma equipe muito bem treinada, eles vão deixar passar”.
A tabeliã ainda insistiu para que todas as dúvidas em relação à atividade extrajudicial sejam sempre sanadas. “O Colégio Notarial dá um suporte muito bom nesse sentido hoje, não saia fazendo consulta aleatoriamente pois acabamos sendo prejudicados. Procurem as associações de classe, participem das reuniões e dos congressos”, direcionou.
Da época em que realizava correições, o juiz Marcelo Tossi relembrou que teve mais do que nunca a certeza da finalidade de atuação do setor extrajudicial. “A segurança jurídica nas relações sociais é o principal motivo”, pontuou. “Os titulares precisam ter uma relação honesta com os prepostos para que se mantenha a finalidade principal do cartório e não ocorra nenhum erro administrativo”. Quando realizou visitas a cartórios, constatou diversas infrações comuns. “No livro caixa, valores de cortinas, mesas, batidas de carro, curso de inglês etc estavam lançadas como despesas do cartório e não são”. Ele ainda informou que considerando todos os problemas relacionados à gestão financeira e emolumentos, foram criadas normas legais para a padronização da atuação extrajudicial no controle e na qualidade de prestação do serviço.
Em seguida, o painel “Registro de Imóveis e Protesto” foi apresentado pelo Juiz de Direito no Estado de São Paulo, Alberto Gentil de Almeida Pedroso, pelo Registrador de Imóveis, Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica da Comarca de Paraguaçu Paulista, Ivan Jacopetti Lago, e pelo Tabelião de Protesto de Letras e Títulos em São José do Rio Preto, Sérgio Luiz José Bueno. Abrindo o tema, Lago norteou os presentes para que não só orientem os seus funcionários como também forneçam roteiros escritos. “Convém que os títulos não se acumulem para evitar gargalos na linha de produção”, disse. Ele ainda recomendou muito cuidado com o título de contraditórios. “É o contraditório bem feito, alimentado com atos corretos, que vai assegurar que escritura está bem montada”.
O oficial de imóveis ainda recomendou que os notários e registradores adotem check-lists formais para assegurar que todos os aspectos do título foram verificados. “É uma maneira de você controlar os seus funcionários lá dentro”, afirmou Lago. Quando forem necessárias devoluções, que seja sempre por escrito. “Evitem sempre as devoluções conta-gotas, devolvam tudo de uma vez – salvo algum novo acontecimento”.
Dando sequência, o Sérgio Bueno falou sobre qualificação dos títulos. “Muito cuidado com o momento da realização da qualificação, que deve ser após a protocolização”, disse. O tabelião deve olhar, antes da lavratura do protesto, a regularidade de toda a situação. “É um dever do tabelião realizar a qualificação da forma correta para a preservação da segurança jurídica. Mesmo que seja realizado pelo preposto, deve ser direcionado pelo titular, que necessita definir as linhas de conduta”. O tabelião ainda ressaltou que é fundamental a atualização do titular, mantendo grande familiaridade com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça (NSCGJ/SP).
Convidado a compor a mesa, o presidente da Academia Notarial Brasileira (ANB), Ubiratan Pereira Guimarães, parabenizou os aprovados no 10° Concurso e falou sobre a importância da atuação do extrajudicial. “Tenham em mente a importância da união entre notários e registradores: as instituições todas devem ser instrumento para a batalha do extrajudicial. Devemos sempre buscar a uniformização das nossas atuações”, pontuou. Ele também aconselhou os notários e registradores a se integrem com a sociedade. “O Colégio Notarial acaba de lançar o legado Solidário, uma forma de fazer com que as pessoas vejam no cartório um parceiro para que se possa construir uma sociedade melhor”.
O mediador da mesa, o Juiz de Direito Alberto Gentil, encerrou o painel reforçando a importância dos serviços das associações. “A melhoria da atividade não gera somente o aumento do serviço, mas aumenta a segurança jurídica, a simpatia pelo cartório”, resumiu. “As ferramentas fundamentais de estudo são as Normas da Corregedoria, além do Portal do Extrajudicial – onde há todas as decisões, comunicados e normas atualizadas – e das decisões da 1ªVRP e da 2ªVRP. Com esses três pilares não tem como errar: temos como melhorar o serviço prestado e, sem dúvida nenhuma, a missão institucional que todos aqui percebem: o atendimento à população por excelência”.
Práticas extrajudicias
O período vespertino do Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial do Estado de São Paulo teve início com o painel “Prática Notarial e Registro Civil”, composto pelo Desembargador do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJ/SP), Vicente de Abreu Amadei, pela Diretora do Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo (CNB/SP), Ana Paula Frontini, pela Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais e Tabeliã de Notas, Monete Hipólito Serra, e pelo 3° Oficial de Registro de Títulos e Documentos e Registro Civil de Pessoas Jurídicas, José Maria Siviero.
O Desembargador Vicente de Abreu Amadei fez apontamentos sobre como deve ser a estrutura básica de um cartório e a importância na qualidade e na humanização do atendimento ao público. “A profilaxia de um trabalho está justamente aí, nesse diálogo aprofundado e neste diálogo fecundo. Nesse saber ouvir em primeiro lugar antes de realizar alguma coisa”, ponderou. “É hora de vocês acumularem e absorverem experiências, e isso só se adquire com o próprio exercício do trabalho e com os experientes”.
Agradecendo a Escola Paulista da Magistratura (EPM) e o constante apoio do Judiciário ao Extrajudicial, Ana Paula Frontini abordou a falta de preparo do titular iniciante para questões administrativas de um cartório de notas, a dificuldade da venda da imagem do serviço prestado pelos cartórios e, principalmente, a função do tabelião na sociedade. “Qualquer serviço público somente se justifica na atualidade à medida que atende aos anseios da sociedade. O primeiro desafio é fazer com que a pessoa vá com uma cara um pouco mais alegre ao nosso cartório. Não precisa achar que está indo ao shopping, mas que seja um coisa legal. Não seja um ritual massacrante”, afirmou.
Ressaltando a necessidade da prestação de todos os serviços existentes na área do registro civil e apresentando aos aprovados do 10º Concurso caminhos para uma gestão de qualidade, a tabeliã de notas, Monete Hipólito Serra, refletiu sobre o futuro da atividade notarial e registral. “Devemos sempre nos colocar no lugar do cliente e tentar na medida do possível e dentro da legalidade construir caminhos para que o mesmo atinja seus objetivos”, defendeu.
O segundo painel da tarde, “Atividades da Corregedoria Geral de Justiça no Plano das Unidades Extrajudiciais”, composto pelo Desembargador do TJ/SP, Francisco Eduardo Loureiro, e pelos Juízes Assessores da Corregedoria, Carlos Henrique André Lisboa, Swarai Cervone de Oliveira e Iberê de Castro Dias, abordou o trabalho realizado pela Corregedoria nas serventias e ressaltou o que é esperado dos serviços desenvolvidos pelo setor extrajudicial.
Com a palavra inicial, o desembargador Francisco Eduardo Loureiro discorreu sobre a importância da ata notarial, a qualidade do serviço prestado no registro de imóveis observada em suas visitas por meio dos livros de cada cartório e explicou brevemente como funciona a atividade correicional. “A corregedoria atua à frente repressiva ou preventiva de orientação? Sem dúvida nenhuma, as duas”, explicou.
Swarai Cervone de Oliveira revelou brevemente o que a Corregedoria espera dos novos empossados, alertando sobre a má prestação de serviços decorrente de um gestão falha e concedendo instruções para boas condições físicas dos cartórios. “Na medida do possível, ultrapassem esse ranço do nepotismo. Não é fácil chegar nos cartórios do interior e verificar sempre a mesma estrutura”, afirmou. O Juiz ainda repassou as principais orientações gerais acerca dos repasses dos emolumentos e a fiscalização.
Com foco nas orientações presentes no capítulo XIV, itens I ao VII (para notas) e no capítulo XX (para registro), Carlos Henrique André Lisboa sugeriu que os concursados sempre busquem as publicações mais recentes da CGJ/SP, abrangendo as Normas de Serviço, e que informem à Corregedoria quando pretendem prestar concursos públicos em outros estados. O Juiz Iberê de Castro Dias abordou questões de acessibilidade ao público dos cartórios, as recente alterações das Normas da Corregedoria e, por fim, pediu maior atenção dos titulares em relação aos prazos de entrega de quaisquer tipos de documentos solicitados ao Judiciário.
No encerramento do evento, o Presidente da Seção de Direito Público do TJ/SP, Desembargador Ricardo Henry Marques Dip, foi convidado a refletir sobre o futuro dos serviços extrajudiciais. Na ocasião, a autoridade fez questão da presença do Juiz da 2ª Vara de Registros Públicos, Marcelo Benacchio, e da Juíza da 1ª Vara de Registros Públicos da Capital, Tânia Mara Ahualli, na mesa que compunha.
Entre as inúmeras reflexões projetadas para o setor extrajudicial, o desembargador abordou o impacto da recente tecnologia blockchain para a atividade e deixou um recado especial para os concursados. “Os registros e parte das notas no estado de São Paulo são motivos de grande vaidade para nós. Pode ser tenebroso o futuro, mas pode ser também algo que nos ensine a lutar por essas instituições. Cabe aos senhores nesse momento verificar se querem abrir mão de tudo isso ou se vale a pena lutar, não só pela valorização social do que os senhores fazem, mas pelo bem comum e pela segurança jurídica”, findou.
Ao longo do painel, foram apresentadas formas de gerenciamento e administração, obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias, contabilidade e finanças, despesas autorizadas e deduções, fluxo de caixa, folha de pagamento, livro diário de receita e despesa e escrituração contábil. “Se o cartório é deficitário, ele não pode contratar um funcionário. Ele mesmo tem que fazer o serviço”, esclareceu Beatriz Furlan. “Quando eu assumi o meu cartório ele era deficitário porque os funcionários roubavam os cartórios. Portanto, eu mesma tive que mudar o sistema. Aprendam a conduzir o cartório, paguem todos os cursos possíveis aos seus funcionários – se vocês não tiverem uma equipe muito bem treinada, eles vão deixar passar”.
A tabeliã ainda insistiu para que todas as dúvidas em relação à atividade extrajudicial sejam sempre sanadas. “O Colégio Notarial dá um suporte muito bom nesse sentido hoje, não saia fazendo consulta aleatoriamente pois acabamos sendo prejudicados. Procurem as associações de classe, participem das reuniões e dos congressos”, direcionou.
Da época em que realizava correições, o juiz Marcelo Tossi relembrou que teve mais do que nunca a certeza da finalidade de atuação do setor extrajudicial. “A segurança jurídica nas relações sociais é o principal motivo”, pontuou. “Os titulares precisam ter uma relação honesta com os prepostos para que se mantenha a finalidade principal do cartório e não ocorra nenhum erro administrativo”. Quando realizou visitas a cartórios, constatou diversas infrações comuns. “No livro caixa, valores de cortinas, mesas, batidas de carro, curso de inglês etc estavam lançadas como despesas do cartório e não são”. Ele ainda informou que considerando todos os problemas relacionados à gestão financeira e emolumentos, foram criadas normas legais para a padronização da atuação extrajudicial no controle e na qualidade de prestação do serviço.
Em seguida, o painel “Registro de Imóveis e Protesto” foi apresentado pelo Juiz de Direito no Estado de São Paulo, Alberto Gentil de Almeida Pedroso, pelo Registrador de Imóveis, Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica da Comarca de Paraguaçu Paulista, Ivan Jacopetti Lago, e pelo Tabelião de Protesto de Letras e Títulos em São José do Rio Preto, Sérgio Luiz José Bueno. Abrindo o tema, Lago norteou os presentes para que não só orientem os seus funcionários como também forneçam roteiros escritos. “Convém que os títulos não se acumulem para evitar gargalos na linha de produção”, disse. Ele ainda recomendou muito cuidado com o título de contraditórios. “É o contraditório bem feito, alimentado com atos corretos, que vai assegurar que escritura está bem montada”.
O oficial de imóveis ainda recomendou que os notários e registradores adotem check-lists formais para assegurar que todos os aspectos do título foram verificados. “É uma maneira de você controlar os seus funcionários lá dentro”, afirmou Lago. Quando forem necessárias devoluções, que seja sempre por escrito. “Evitem sempre as devoluções conta-gotas, devolvam tudo de uma vez – salvo algum novo acontecimento”.
Dando sequência, o Sérgio Bueno falou sobre qualificação dos títulos. “Muito cuidado com o momento da realização da qualificação, que deve ser após a protocolização”, disse. O tabelião deve olhar, antes da lavratura do protesto, a regularidade de toda a situação. “É um dever do tabelião realizar a qualificação da forma correta para a preservação da segurança jurídica. Mesmo que seja realizado pelo preposto, deve ser direcionado pelo titular, que necessita definir as linhas de conduta”. O tabelião ainda ressaltou que é fundamental a atualização do titular, mantendo grande familiaridade com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça (NSCGJ/SP).
Convidado a compor a mesa, o presidente da Academia Notarial Brasileira (ANB), Ubiratan Pereira Guimarães, parabenizou os aprovados no 10° Concurso e falou sobre a importância da atuação do extrajudicial. “Tenham em mente a importância da união entre notários e registradores: as instituições todas devem ser instrumento para a batalha do extrajudicial. Devemos sempre buscar a uniformização das nossas atuações”, pontuou. Ele também aconselhou os notários e registradores a se integrem com a sociedade. “O Colégio Notarial acaba de lançar o legado Solidário, uma forma de fazer com que as pessoas vejam no cartório um parceiro para que se possa construir uma sociedade melhor”.
O mediador da mesa, o Juiz de Direito Alberto Gentil, encerrou o painel reforçando a importância dos serviços das associações. “A melhoria da atividade não gera somente o aumento do serviço, mas aumenta a segurança jurídica, a simpatia pelo cartório”, resumiu. “As ferramentas fundamentais de estudo são as Normas da Corregedoria, além do Portal do Extrajudicial – onde há todas as decisões, comunicados e normas atualizadas – e das decisões da 1ªVRP e da 2ªVRP. Com esses três pilares não tem como errar: temos como melhorar o serviço prestado e, sem dúvida nenhuma, a missão institucional que todos aqui percebem: o atendimento à população por excelência”.
Práticas extrajudicias
O período vespertino do Curso de Iniciação na Atividade Registral e Notarial do Estado de São Paulo teve início com o painel “Prática Notarial e Registro Civil”, composto pelo Desembargador do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJ/SP), Vicente de Abreu Amadei, pela Diretora do Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo (CNB/SP), Ana Paula Frontini, pela Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais e Tabeliã de Notas, Monete Hipólito Serra, e pelo 3° Oficial de Registro de Títulos e Documentos e Registro Civil de Pessoas Jurídicas, José Maria Siviero.
O Desembargador Vicente de Abreu Amadei fez apontamentos sobre como deve ser a estrutura básica de um cartório e a importância na qualidade e na humanização do atendimento ao público. “A profilaxia de um trabalho está justamente aí, nesse diálogo aprofundado e neste diálogo fecundo. Nesse saber ouvir em primeiro lugar antes de realizar alguma coisa”, ponderou. “É hora de vocês acumularem e absorverem experiências, e isso só se adquire com o próprio exercício do trabalho e com os experientes”.
Agradecendo a Escola Paulista da Magistratura (EPM) e o constante apoio do Judiciário ao Extrajudicial, Ana Paula Frontini abordou a falta de preparo do titular iniciante para questões administrativas de um cartório de notas, a dificuldade da venda da imagem do serviço prestado pelos cartórios e, principalmente, a função do tabelião na sociedade. “Qualquer serviço público somente se justifica na atualidade à medida que atende aos anseios da sociedade. O primeiro desafio é fazer com que a pessoa vá com uma cara um pouco mais alegre ao nosso cartório. Não precisa achar que está indo ao shopping, mas que seja um coisa legal. Não seja um ritual massacrante”, afirmou.
Ressaltando a necessidade da prestação de todos os serviços existentes na área do registro civil e apresentando aos aprovados do 10º Concurso caminhos para uma gestão de qualidade, a tabeliã de notas, Monete Hipólito Serra, refletiu sobre o futuro da atividade notarial e registral. “Devemos sempre nos colocar no lugar do cliente e tentar na medida do possível e dentro da legalidade construir caminhos para que o mesmo atinja seus objetivos”, defendeu.
O segundo painel da tarde, “Atividades da Corregedoria Geral de Justiça no Plano das Unidades Extrajudiciais”, composto pelo Desembargador do TJ/SP, Francisco Eduardo Loureiro, e pelos Juízes Assessores da Corregedoria, Carlos Henrique André Lisboa, Swarai Cervone de Oliveira e Iberê de Castro Dias, abordou o trabalho realizado pela Corregedoria nas serventias e ressaltou o que é esperado dos serviços desenvolvidos pelo setor extrajudicial.
Com a palavra inicial, o desembargador Francisco Eduardo Loureiro discorreu sobre a importância da ata notarial, a qualidade do serviço prestado no registro de imóveis observada em suas visitas por meio dos livros de cada cartório e explicou brevemente como funciona a atividade correicional. “A corregedoria atua à frente repressiva ou preventiva de orientação? Sem dúvida nenhuma, as duas”, explicou.
Swarai Cervone de Oliveira revelou brevemente o que a Corregedoria espera dos novos empossados, alertando sobre a má prestação de serviços decorrente de um gestão falha e concedendo instruções para boas condições físicas dos cartórios. “Na medida do possível, ultrapassem esse ranço do nepotismo. Não é fácil chegar nos cartórios do interior e verificar sempre a mesma estrutura”, afirmou. O Juiz ainda repassou as principais orientações gerais acerca dos repasses dos emolumentos e a fiscalização.
Com foco nas orientações presentes no capítulo XIV, itens I ao VII (para notas) e no capítulo XX (para registro), Carlos Henrique André Lisboa sugeriu que os concursados sempre busquem as publicações mais recentes da CGJ/SP, abrangendo as Normas de Serviço, e que informem à Corregedoria quando pretendem prestar concursos públicos em outros estados. O Juiz Iberê de Castro Dias abordou questões de acessibilidade ao público dos cartórios, as recente alterações das Normas da Corregedoria e, por fim, pediu maior atenção dos titulares em relação aos prazos de entrega de quaisquer tipos de documentos solicitados ao Judiciário.
No encerramento do evento, o Presidente da Seção de Direito Público do TJ/SP, Desembargador Ricardo Henry Marques Dip, foi convidado a refletir sobre o futuro dos serviços extrajudiciais. Na ocasião, a autoridade fez questão da presença do Juiz da 2ª Vara de Registros Públicos, Marcelo Benacchio, e da Juíza da 1ª Vara de Registros Públicos da Capital, Tânia Mara Ahualli, na mesa que compunha.
Entre as inúmeras reflexões projetadas para o setor extrajudicial, o desembargador abordou o impacto da recente tecnologia blockchain para a atividade e deixou um recado especial para os concursados. “Os registros e parte das notas no estado de São Paulo são motivos de grande vaidade para nós. Pode ser tenebroso o futuro, mas pode ser também algo que nos ensine a lutar por essas instituições. Cabe aos senhores nesse momento verificar se querem abrir mão de tudo isso ou se vale a pena lutar, não só pela valorização social do que os senhores fazem, mas pelo bem comum e pela segurança jurídica”, findou.