“Medir é o primeiro passo que leva ao controle e, finalmente, à melhoria”, frase de H. James Harrington, membro honorário da Academia Internacional da Qualidade.
Para os cartórios é imperativo que o controle seja realizado de maneira correta, constante, e que tanto os atos jurídicos quanto os atos administrativos e financeiros sejam gerenciados para fornecer informações úteis que orientem a tomada de decisão.
Infelizmente, no atual momento, os órgãos de controle e fiscalização da atividade priorizam diferentes informações, o que implica a necessidade de diferentes análises.
Esse cenário prejudica a todos: com tantas possibilidades, é difícil saber qual é o melhor caminho e estabelecer uma referência padrão para o aprimoramento dos serviços.
Vejamos os exemplos abaixo:
- O CNJ prioriza algumas informações, como quantidade de atos e valores.
- A Corregedoria Geral da Justiça solicita dados como quantidade de selos, papéis de segurança, cartões, etiquetas utilizadas, além dos dados das despesas trabalhistas e administrativas. A prefeitura pede o ISS.
- A Receita Federal, por meio do “carnê leão” pede mais 14 itens, e ainda o titular tem que separar os itens dedutíveis dos indedutíveis.
- Os programas de tecnologia da informação (softwares de cartórios) comercializam outros tipos de controles e análises gerenciais.
- A tudo isso se acrescem os dados a serem enviados às entidades de classe e instituições que recebem os repasses.
Enfim, uma lista imensa de obrigações burocráticas que trazem pouco retorno em termos de informações úteis para a tomada de decisão assertiva em termos de gestão saudável da serventia.
No mundo ideal todos os dados acima deveriam ser obtidos por relatórios automatizados em um ou dois cliques apenas. Caso seu software não ofereça essa possibilidade, há meios alternativos via planilha Excel.
Vicente Falconi destaca que “todo gerenciamento é conduzido para manter os resultados atuais e para melhorar estes resultados”. Sendo assim, ele aponta algumas fases abaixo para orientar o monitoramento dos resultados que se deseja manter e que se deseja melhorar:
Futuramente, esses históricos (que podem ser quadros ou tabelas) que representam os itens de controle do titular poderão ficar em um local apropriado para a “gestão à vista”, ou seja, em um local em que não precise esforço de sua parte para interpretar a leitura dos controles: basta olhar e entender.
Sabe-se que somente aquilo que é medido é gerenciado. E pelo artigo 21 da Lei no 8.935/94, ao titular do cartório cabe a responsabilidade exclusiva sobre o gerenciamento administrativo e financeiro da unidade extrajudicial.
*Talita Caldas é sócia-diretora da Tac7 e especialista em Administração Profissional de Cartórios.