Considero a última década como uma das mais intensas no que se refere aos avanços da tecnologia da informação para cartórios extrajudiciais brasileiros, incluindo a expectativa da sociedade junto aos cartórios no uso da blockchain, biometria, documentos digitalizados, centrais e registro eletrônico.
Na parte legal, o tema em voga foi segurança da informação, haja vista o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) ter publicado, no dia 31 de julho, o Provimento nº 74, pelo qual estabeleceu-se padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança e a integridade dos dados dos serviços de notas e de registro.
O fato é que cumprir esses requisitos técnicos mínimos, orientações de segurança e configuração dos sistemas operacionais garantem o bom funcionamento e a proteção dos dados armazenados na unidade, além de evitar fatalidades e comprometimento com a estrutura, incluindo operações e atividades.
Dessa forma, todos os cartórios do Brasil estão se preparando para implementar as orientações da normativa do CNJ, que entraria em vigor 180 dias após sua publicação – ao final de janeiro de 2019. Porém, no dia 18 de dezembro, o órgão suspendeu, por 90 dias, os efeitos do Provimento devido à dificuldade de implementação dos requisitos, seja pelos custos, escassez de equipamentos ou serviços em algumas regiões do país. Com isso, as serventias terão mais tempo para se adequar.
Este cenário comprova que as instituições de todo o Brasil ainda estão distantes do ideal quando falamos de segurança e proteção de dados, como a adoção de backups, físico e em nuvem, infraestrutura adequada, local específico para a instalação do servidor, uso de softwares licenciados e um banco de dados adequado.
Abaixo, destaco a finalidade de cada um desses itens de tecnologia da informação e como eles podem auxiliar seu cartório a intensificar a segurança dos dados armazenados.
Backup em nuvem
Embora ainda cause dúvidas e insegurança, o backup em nuvem é uma medida eficiente, segura e fundamental, principalmente quando um erro no sistema faz com que dados importantes sejam perdidos. Funciona por meio de uma cópia e armazenamento dos arquivos do servidor do cartório em um servidor alocado em outro espaço físico.
O backup em nuvem possui tecnologia de ponta para manter os dados dos clientes sob total sigilo. Entre as tecnologias mais utilizadas estão os certificados SSL, criptografia de dados de ponta a ponta, antispywares, antivírus e selos de segurança.
Softwares licenciados
Também previsto pelo Provimento nº 74, o uso de softwares licenciados é uma garantia a mais para a segurança da informação, o cartório recebe a devida autorização para a sua utilização e garantia de suporte técnico do fabricante, além do acesso a soluções de problemas de uso e situações de erros.
Além de todo o suporte do fabricante, a segurança dos dados é outro importante benefício trazido pelos softwares licenciados, isso porque o software original recebe atualizações de segurança constantes, importante para o bom funcionamento do programa, correções de vulnerabilidades do sistema e otimização do desempenho. Isso faz com que o sistema fique protegido contra novos ataques, vírus e ameaças que surgem todos os dias.
Banco de Dados
É o cérebro do cartório e onde todas as informações estão armazenadas. O banco de dados é um dos itens mais importantes para garantir o cumprimento de todos os requisitos mínimos de segurança. Em um cartório, o banco de dados se torna um conjunto de nomes, documentos, endereços, arquivos e imagens que se comunicam entre si. Por isso, é importante que tenha uma boa performance e espaço para armazenamento, além de firewall e antivírus configurados para a proteção dessas informações.
Parceiros e fornecedores
E por fim, ressalto a importância de buscar sempre empresas de sistemas focadas, exclusivamente, no segmento notarial e registral, com vasta experiência, evitando empresas generalistas, “aventureiros de plantão”, ou ainda as “empresas”. Não cabe mais, nos dias de hoje, deixar seu cartório dependendo exclusivamente de um programador, de um parente que “entende de informática” ou bancar o alto custo para desenvolver e manter um sistema próprio. Procure empresas certificadas e associadas aos órgãos de classe. A ANOREG Brasil, junto com a FGV, certificou algumas empresas de softwares no Brasil em 2012.
Não compre bancos de dados, antivírus, licenças do Windows, aplicativos e especialmente equipamentos (hardware) sem que estejam homologados pela empresa que lhe fornece os sistemas. Busque fornecedores de infraestrutura já conhecidos pela classe e não compre equipamentos de segunda linha.
Todos esses cuidados têm como objetivo manter segura não apenas toda a tecnologia necessária para o bom funcionamento da serventia, mas também o bem mais importante sob responsabilidade de um tabelião ou registrador, os dados de seus usuários.
Joelson Sell é sócio e fundador da Escriba. Diretor de negócios e expansão. Formado em Gestão Comercial pela UNOPAR. Colunista do Jornal do Notário, revista do Colégio Notarial seção São Paulo.
