Titular do 22º Tabelionato de Notas da Capital, Ana Paula Frontini, fala com a Anoreg/BR sobre estratégias de gestão, destaque na LGPD e preparo para auditoria do Cartório TOP
O Programa Cartório TOP, uma iniciativa da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR), iniciará suas auditorias no Estado pelo 22º Tabelionato de Notas de São Paulo/SP, nesta segunda-feira (16/08). O programa capacita e avalia a implementação das melhores práticas de gestão em serventias de todo o país.
Tabeliã titular do 22º Notas da Capital, Ana Paula Frontini conversou com a Anoreg/BR sobre como a unidade realizou, ao longo do último ano, o desenvolvimento de modelos sistêmicos para o gerenciamento de processos e da gestão organizacional e como tais implementações a ajudaram a melhorar o atendimento e produtividade do cartório.
“Programas como o Cartório TOP são grandes oportunidades para melhorarmos a prestação de serviços. A ideia é entender quais são os pontos fortes da serventia e quais pontos devem ser melhorados”, comentou Ana Paula, que cita a “ampla visão de processos” gerada pelo programa como um dos principais pontos para se averiguar possíveis falhas e dificuldades dos balcões de atendimento. Para a titular é importante que toda a cadeia de funcionários esteja integrada e que todos entendam o papel fundamental que cumprem. “Somos todos engrenagens essenciais e autoavaliar o nosso trabalho de acordo com as especificações do Cartório TOP nos possibilitou uma aproximação muito benéfica, gerando engajamento e entendimento de como cada serviço influencia no outro”, disse.
Ana Paula também cita o processo para averiguação dos requisitos necessários para a melhora do cartório. “Criamos pastas para mapear cada setor e saber se há uma boa comunicação interna, se a comunicação com o cliente é eficiente, se há um prazo satisfatório para o atendimento, qual o feedback do escrevente ao cliente, entre outras questões, criando assim índices para aferir o desenvolvimento de cada setor da serventia”, explica ao mostrar como organiza diferentes documentos e marcações feitas pelos prepostos e por ela mesma a fim de criar uma visão macro de seus processos internos. “O que não se pode medir, não se pode melhorar, como todos dizem”, disse.
O Cartório TOP surge como uma ferramenta de posicionamento estratégico assim como a NBR 15906:2021 e requisitos para o Prêmio de Qualidade Total das Anoregs (PQTA), no qual o 22º Tabelionato de Notas de SP já participa há três edições seguidas. Em sua primeira edição o Cartório TOP já ressalta os benefícios às serventias de acordo com Frontini, que cita também a verificação de obrigações legais dos cartórios, como o Provimento nº 74/2018, novas normas e a LGPD. “É preciso sempre se atualizar, rever os processos e saber se a serventia está em conformidade com as regulamentações vigentes, que estão sempre se atualizando e exigem de nós atenção e preparo”, conclui.
LGPD é destaque no 22º
Ao citar os esforços da equipe do 22º Tabelionatos de Notas em manter a unidade em conformidade com as regulamentações vigentes, Ana Paula Frontini também ressalta as mais novas implementações que vão de encontro aos preceitos da Lei Geral de Proteção de Dados, que começou a aplicar multas no último 1º de agosto e se mostra uma das principais preocupações atuais dos cartórios brasileiros. Além de comunicações diretas aos clientes, como carimbos que indicam que a serventia respeita a proteção de dados em documentos e cartazes que informam o púbico sobre a LGPD, o Tabelionato também disponibilizou máquinas picotadoras de papéis em diferentes pontos, onde os usuários poderão descartar documentos que não necessitam mais ser arquivados, garantindo assim a segurança de dados pessoais em papel.
Frontini fala também da importância da capacitação de prepostos que diariamente lidam com informações sensíveis. “Provemos treinamento a todos os funcionários, requerendo o curso disponibilizado pela Anoreg/BR sobre o assunto e investimos em aulas externas de terceiros especializados no tema”, ressaltou Ana Paula ao lembrar que o tema também exige constante atualização de conhecimentos. “Também iremos participar de workshops que se utilizarão de exemplos e dúvidas já existentes para treinar e resolver questões que surgiram ao longo dos últimos atendimentos. Isso garante que estejamos preparados como uma equipe para a LGPD, com conhecimentos equiparados que nos colocam na mesma página” concluiu.
Experiência com grandes e pequenas serventias
Já tendo sido titular de uma serventia de pequeno porte no interior paulista, Ana Paula Frontini lembra que gestão e organização de processos influenciam todas as serventias, que podem se beneficiar de uma maior atenção a detalhes e pequenas falhas internas que muitas vezes passam despercebidas no dia-a-dia. Para ela, programas como o Cartório Top e o PQTA trazem “uma possibilidade de olharmos para o nosso umbigo e notarmos erros e imprecisões que, ao longo do ano, nos causam prejuízos, atrasos e perdas desnecessárias”. A tabeliã ressalta que em pequenos cartórios, o titular desempenha muitas funções que não pode e não tem a quem delegar, o que pode criar um véu que impede a evolução e crescimento da unidade. “O titular que também executa e está rotineiramente na linha de frente do balcão também precisa, de tempos em tempos, rever seus procedimentos e avaliá-los como profissional. Cada pequeno passo gera impactos imensos ao longo do tempo e por isso os programas e prêmios são aberturas para estes cartórios adicionarem estratégias de gestão em seus locais”, conclui.
A adesão ao Programa Cartório TOP deve ser feita exclusivamente pelo site oficial e custa R$ 350,00 para as serventias. Aderindo ao Programa, o Cartório recebe 20 modelos de documentos para incrementar seus processos e realiza uma autoavaliação, por meio de uma lista de verificação, e um e-book com dicas para se adequar aos requisitos. Após o treinamento online e a autoavaliação, uma avaliação independente, coordenada pela ABC Cert, empresa especializada em avaliações para atestar a conformidade de requisitos de normas e critérios previamente estabelecidos, pode ser solicitada.
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