As restrições de circulação impostas pelo risco de contágio do novo coronavírus intensificaram as demandas por viabilização de deliberações comunitárias (associativas, societárias, condominiais etc.) de forma remota, respeitando-se as recomendações das autoridades sanitárias.
Síndicos de condomínios, diretores de associações, dirigentes de partidos políticos, líderes de organizações religiosas, administradores de sociedades, a despeito das dificuldades de promoverem conclaves em recintos que induzam proximidade física dos comparecentes, necessitam – com mais razão em momentos de gestão de crise – dos influxos dos argumentos e contra-argumentos assembleares, mesmo que colhidos a distância, para bem refletirem a vontade majoritária de sua comunidade.
Em 10 de junho de 2020, foi publicada a lei 14.010, que “dispõe sobre o Regime Jurídico Emergencial e Transitório das relações jurídicas de Direito Privado (RJET), no período da pandemia do coronavírus (Covid-19)”, a qual estabeleceu, em seus arts. 5º e 12, que, independentemente de previsão nos atos constitutivos da pessoa jurídica ou da convenção de condomínio, as assembleias gerais poderão ser realizadas por meio eletrônico.
Nesse contexto, o presente artigo analisará aspectos controvertidos sobre a validade das deliberações promovidas em assembleias digitais, anteriores e posteriores à vigência do RJET, nas hipóteses em que os atos constitutivos das entidades ou a convenção condominial não autorizem expressamente que os votos sejam colhidos por meio de sistema eletrônico. Em um segundo momento, serão feitas referências às regras de abrangência nacional, anteriores ao RJET, que tratam especificamente das assembleias digitais e, por fim, serão apresentados rigores que se pretendem úteis para a qualificação de atas de assembleias realizadas eletronicamente por oficiais de registro de títulos e documentos e de pessoas jurídicas, principalmente neste período de Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional (ESPIN).
Aspectos controvertidos sobre a validade das assembleias digitais
As assembleias levadas a efeito no âmbito de condomínios edilícios e associações devem obedecer, respectivamente, aos ditames da convenção e do estatuto. Diante de tal circunstância, indaga-se: seria válida assembleia realizada por meio de plataforma eletrônica, à míngua de previsão específica nos atos constitutivos do condomínio ou da associação?
Uma resposta rápida e legalista pode induzir o intérprete à conclusão de que, antes da entrada em vigor do RJET, no silêncio da convenção condominial ou do estatuto associativo, não eram admissíveis assembleias digitais. Nessa linha de entendimento, os arts. 5º e 12 do referido diploma legal têm caráter inovador no ordenamento jurídico e vigorarão de forma temporária, ou seja, até 30 de outubro de 2020.
Entendemos, porém, que, com base no princípio da legalidade privada, segundo o qual “ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer alguma coisa senão em virtude de lei” (CF, art. 5º, inc. II), e por constituir objetivo fundamental da República Federativa do Brasil “constituir uma sociedade livre, justa e solidária” (CF, art. 3º, inc. I), são válidas as deliberações ocorridas em assembleias digitais, mesmo antes da entrada em vigor do RJET. Ademais, sustentamos que os arts. 5º e 12 da referida lei têm natureza interpretativa, e devem continuar eficazes inclusive depois de 30 de outubro de 2020.
O entendimento que acabamos de apresentar não está imune a objeções. Com efeito, pode-se argumentar que, sem previsão em convenção ou estatuto, pelo mencionado princípio da legalidade privada, condôminos e associados não poderiam ser obrigados a comparecer a uma assembleia digital.
De todo modo, contra tal objeção, vale fazer analogia à evolução da forma pela qual são pagas as contribuições condominiais. O inc. I do art. 1.334 do Código Civil estabelece que a convenção condominial deve determinar “o modo de pagamento das contribuições dos condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio”.
Suponhamos que, em um dado condomínio, em conformidade com a tradicional previsão na convenção condominial, as contribuições condominiais fossem pagas por meio de depósito em conta corrente do condomínio ou por meio de cheque ou de dinheiro, com recibo expedido pelo síndico. Suponhamos que, com a evolução tecnológica, para melhor controle dos condôminos pagantes, a administração do condomínio tenha resolvido alterar o modo de pagamento das contribuições, passando a adotar cobrança por meio de boleto bancário (cujo pagamento pode ser feito em caixas eletrônicos, casas lotéricas, por meio de internet banking etc.).
Será que tal modificação poderia ser feita sem prévia reforma da convenção condominial? Entendemos que sim! Caso as formas eletrônicas, com razoabilidade e adequação, preservem a segurança e o acesso aos direitos dos condôminos atingindo os fins comunitários a que a convenção se dirige e às exigências do bem comum, funcionarão como equivalente/substituto funcional das formas físicas.
Em outras palavras, com relação às assembleias digitais, há que se verificar se o condomínio ou a associação passaram a adotar sistema e tecnologia seguros, acessíveis (que requeiram apenas um equipamento com câmera e microfone, tais como telefones celulares ou computadores, e uma conexão à internet), e que viabilizem que todos os interessados efetivamente participem e votem a distância, provendo os condôminos e os associados de informações necessárias e suficientes para acesso e utilização do sistema. Nesse caso, não parece razoável que prevaleça, em comunidades em que haja fácil acesso a smartphones e à rede mundial de computadores, o interesse particular daquele que se recusa a comparecer à Assembleia pelo só fato de ela ser digital.
Com efeito, a validade das assembleias digitais encontra amparo nos objetivos da República, como relevante fator na construção de uma sociedade livre, justa e, principalmente, solidária (CF, art. 3°, inc. I). A conduta desarrazoada de alguns condôminos ou associados, refratários à tecnologia, pode representar afronta ao princípio constitucional da solidariedade, que impõe a todos um dever jurídico de respeito coletivo, que visa beneficiar a sociedade como um todo.
Regras nacionais que tratam das assembleias digitais
Em termos normativos, em 2011, por força da lei 12.431, foi incluído parágrafo único no art. 121 da Lei das Sociedades Anônimas (Lei 6.404/1976), com a seguinte redação: “Nas companhias abertas, o acionista poderá participar e votar a distância em assembleia geral, nos termos da regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários.”
Por seu turno, a CVM, em dezembro de 2009, editou a Instrução 481, a qual dispõe sobre informações, pedidos públicos de procuração, participação e votação a distância em assembleias de acionistas de companhias abertas. Desde a redação originária da referida Instrução, consta que “o acionista pode exercer o voto em assembleias gerais por meio do preenchimento e entrega do boletim de voto a distância.”
Especificamente sobre assembleias em condomínios, vale destacar que a Lei 13.777/2018, a qual dispõe sobre o regime jurídico da multipropriedade imobiliária, incluiu no Código Civil dispositivo normativo que determina que, nas hipóteses em que um dado condomínio edilício adotar o regime de multipropriedade em parte ou na totalidade de suas unidades autônomas, o regimento interno do condomínio deverá prever “a possibilidade de realização de assembleias não presenciais, inclusive por meio eletrônico”.
Mais recentemente, foi editada a Medida Provisória 931, de 30 de março de 2020, a qual pretende alterar o Código Civil, a Lei de Sociedades Anônimas e a Lei das Cooperativas, evidenciando a possibilidade de participação e votação a distância em reuniões e assembleias no âmbito das sociedades empresárias e das cooperativas.
Após a edição da referida Medida Provisória, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI publicou a Instrução Normativa 79, de 14 de abril de 2020, com regras bem detalhadas sobre a operacionalização da participação e da votação a distância, em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
Verifica-se, pois, que diferentes regras empolgam a utilização de assembleias digitais no Brasil. A seguir, partindo-se da premissa de que são válidas as assembleias digitais, principalmente com a edição da MP 931 e da lei 14.010/2020, serão apresentados rigores a serem observados no procedimento de qualificação registral de atas assembleares realizadas eletronicamente nos Ofícios de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas.
A qualificação registral de assembleias digitais e o provimento CNJ 95/2020
A fim de que se evitem discussões judiciais quanto às deliberações levadas a efeito em assembleias condominiais e associativas, o anúncio convocatório formulado pelo órgão ou pelo agente competente (síndico ou diretor-presidente) deve ser divulgado para todos os interessados, com a antecedência prevista na convenção ou no estatuto, indicando local, data, hora e ordem do dia, com os temas que serão tratados e – de forma específica – aqueles que serão objeto de deliberação.
Caso a convocação não tenha sido dirigida a todos os interessados, o Código Civil, no §2º de seu art. 1.072, dispõe que se dispensam as formalidades de convocação, “quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia”. É recomendável que a administração do condomínio ou da associação consiga estabilizar meio de prova de que o edital de convocação foi endereçado a todos os condôminos ou associados. Para esse fim, vale a pena, por exemplo, o envio do anúncio convocatório a grupo de WhatsApp e posterior print da tela de recebimento e leituras, ou envio de e-mail com solicitação de confirmação de recebimento.
Ademais, as assembleias devem ser instaladas e as deliberações efetivadas com a observância do quórum definido nos respectivos atos constitutivos. Então, a ata (devidamente assinada pelo presidente e pelo secretário da assembleia), acompanhada (i) do edital que comprova a regular e tempestiva convocação e (ii) da lista de presença dos comparecentes, deve ser apresentada ao registro público por quem representa o condomínio ou a associação.
No que tange às assembleias digitais, os interessados devem cumprir, da melhor forma possível (de modo funcionalmente equivalente!), os requisitos de convocação, instalação e deliberação estabelecidos em lei para validade e eficácia dos atos jurídicos (ocorridos com ou sem a intermediação da tecnologia). Nesses termos, o instrumento de convocação, por exemplo, deve informar, com transparência, que a reunião ou assembleia será, conforme o caso, semipresencial ou digital, detalhando o link de acesso (endereço eletrônico na rede mundial de computadores) para a videoconferência e como os condôminos ou associados podem participar e votar a distância.
No caso de assembleias digitais realizadas por entidades registradas em Ofícios de Registro Civil das Pessoas Jurídicas (tais como: associações, partidos políticos, organizações religiosas, fundações e sociedades simples), por exemplo, muito embora a Lei de Registros Públicos (lei 6.015/73, art. 121) determine que, para o registro, serão apresentadas duas vias dos títulos, considerando que a integridade e autoria dos documentos eletrônicos podem ser verificadas por plataformas digitais, é suficiente a apresentação de uma via do arquivo eletrônico.
Muito embora haja pessoas que não lidem muito bem com as novas tecnologias e que, por isso, sejam refratárias às assembleias digitais, a tendência é de que, nos condomínios e nas associações que promovam os conclaves de forma eletrônica, haja (i) incremento de legitimidade nas deliberações, (ii) maior fidelidade das informações contidas em ata quanto ao resultado das deliberações, (iii) maior tempo para a promoção de debates e enquetes e (iv) participação mais massiva dos interessados, com a redução do absenteísmo e do uso de procurações.
A Instrução Normativa DREI 74/2020 traz excelentes regras de operacionalização das assembleias digitais, que podem e devem ser observadas por condomínios e associações em suas assembleias digitais, tais como: (i) o anúncio de convocação deve listar os documentos exigidos para que os condôminos ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital; (ii) a administração do condomínio ou da associação pode solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico; (iii) o condômino ou associado pode participar da assembleia ou reunião semipresencial ou digital desde que apresente os documentos até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, ainda que tenha deixado de enviá-los previamente; (iv) a administração do condomínio ou da associação deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la; (v) a ata da respectiva reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderá ser assinada isoladamente pelo síndico (diretor-presidente) e pelo secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os condôminos ou associados presentes.
No que tange ao sistema eletrônico adotado para a realização das assembleias digitais, deve-se garantir: a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave; o registro de presença dos condôminos ou associados; a preservação do direito de participação a distância do condômino ou associado durante todo o conclave; o exercício do direito de voto a distância por parte do condômino ou do associado, bem como o seu respectivo registro; a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave; a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados; a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória; e, quando necessária, a anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.
Com relação à ata da assembleia digital, deve constar a informação de que ela foi, conforme o caso, semipresencial ou digital, informando-se o modo pelo qual foram permitidas a participação e a votação a distância. Os membros da mesa da assembleia deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença. Quando a ata do conclave digital não for elaborada em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou, tal como veremos a seguir, por qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica. Devem ser assegurados meios para que a ata possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer condôminos ou associados.
Outrossim, caso a administração do condomínio ou da associação entenda conveniente, é possível requerer a presença de um tabelião de notas no conclave para que as deliberações sejam instrumentalizadas por meio de ata notarial, nos termos do art. 384 do Código de Processo Civil.
Verificadas as cautelas para instrumentalizar assembleias digitais, serão analisados os rigores para o envio de documentos aos ofícios registrais que darão publicidade às deliberações tomadas de forma eletrônica, levando-se em consideração que, via de regra, por força do disposto no parágrafo único do art. 17 da Lei de Registros Públicos, o envio de informações aos registros públicos, quando forem realizados por meio da internet, “deverão ser assinados com uso de certificado digital, que atenderá os requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP”.
A Corregedoria Nacional de Justiça, no dia 1º de abril de 2020, editou o Provimento CNJ 95/2020, que dispõe sobre o funcionamento dos serviços notariais e de registro durante o período de Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional (ESPIN), em decorrência da infecção humana pelo novo coronavírus.
Tal regramento, editado sob o fundamento de que os serviços notariais e registrais são essenciais para o exercício da cidadania, para a circulação da propriedade, para a obtenção de crédito com garantia real, entre outros direitos, tem vigência prevista até o dia 31 de dezembro de 2020, nos termos da prorrogação determinada pelo Provimento CNJ 105, de 12/06/2020.
De forma bastante vanguardista e a despeito do mencionado parágrafo único do art. 17 da Lei de Registro Públicos, o Provimento CNJ 95/2020 enuncia, no § 5º do seu art. 1º, que “os oficiais de registro e tabeliães, a seu prudente critério, e sob sua responsabilidade, poderão recepcionar diretamente títulos e documentos em forma eletrônica, por outros meios que comprovem a autoria e integridade do arquivo (consoante o disposto no Art. 10, § 2º, da Medida Provisória 2.200-2/2001)”.
Com relação aos meios tecnológicos que garantam autoria e integridade, destaca-se que o inc. II do art. 411 do Código de Processo Civil (lei 13.105/2015) dispõe que se considera autêntico o documento quando “a autoria estiver identificada por qualquer outro meio legal de certificação, inclusive eletrônico, nos termos da lei”.
Por seu turno, a lei (Medida Provisória 2.200-2/2001, art. 10) determina que (i) as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários; e (ii) é permitida a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. A primeira hipótese diz respeito a uma espécie de “assinatura eletrônica típica” (assim entendida aquela disciplinada por lei ou por regulamento), ao passo que a segunda refere-se, predominantemente, a uma “assinatura eletrônica atípica” (a que decorre de ato de vontade das partes), tudo segundo a classificação da assinatura eletrônica quanto à tipicidade.
Ainda sobre a assinatura eletrônica de documentos e a segurança das credenciais para identificação das pessoas em seu relacionamento com os órgãos e entidades públicos, a Medida Provisória 983, de 16 de junho de 2020, em seu art. 2º, estabelece, quanto ao nível de segurança, três espécies de assinaturas eletrônicas, quais sejam: (i) simples – aquela que permite identificar o seu signatário; e anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário; (ii) avançada – aquela que está associada ao signatário de maneira unívoca; utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo; e está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável; e (iii) qualificada – aquela que utiliza certificado digital expedido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Pública do Brasil (ICP-Brasil).
De volta ao Provimento CNJ 95/2020, o referido ato normativo prestigia o encaminhamento eletrônico de documentos aos serviços notariais e de registro (art. 3º); acolhe a validade e eficácia de títulos digitalizados com padrões técnicos em conformidade com os critérios estabelecidos no art. 5º do decreto 10.278/2020 (art. 6º, § 2º); e estabelece que os oficiais de registro e os notários, “quando suspeitarem da falsidade do título ou documento que lhes forem apresentados, poderá exigir a apresentação do original e, em caso de dúvida, poderá requerer ao Juiz, na forma da lei, as providências que forem cabíveis para esclarecimento do fato” (art. 8º).
Com base nas normas acima referidas, registradores de títulos e documentos e de pessoas jurídicas são chamados a, principalmente nesse período de restrições de circulação, viabilizarem, com segurança e eficiência, a publicidade de atas de assembleias digitais, recepcionando títulos, preferencialmente na forma digital, e prestigiando as novas tecnologias que viabilizam a comprovação de integridade e autoria dos documentos eletrônicos, mesmo que estes não estejam assinados com certificados digitais emitidos no âmbito da ICP-Brasil.
Os serviços notariais e de registro – que são essenciais para o exercício da cidadania, para a circulação de riqueza – devem ser contínuos, inclusive em período de emergência em saúde pública, e prestados de modo eficiente e adequado. No que tange à qualificação registral de atas de assembleias digitais apresentadas eletronicamente, em linhas gerais, uma vez satisfeitos os requisitos para convocação, instalação e deliberação, com a comprovação (i) de que todos os interessados foram convocados; (ii) de que os participantes da assembleia foram, de fato, os condôminos ou associados com legitimidade para figurarem no conclave; (iii) de que foi disponibilizado sistema seguro, acessível e que tenha viabilizado que todos os interessados efetivamente participassem e votassem a distância e (iv) que a ata tenha sido elaborada e assinada (mesmo que com assinatura eletrônica simples) por quem de direito (presidente e secretário da mesa), o ato registral deve ser deferido por configurar o documento eletrônico, no exemplo mencionado, um equivalente funcional de documento físico.
