A Resolução CNJ n. 228/2016[i] determinou a necessidade de expedir provimento para regulamentar a atuação das autoridades[ii] na emissão das apostilas[iii].
Em atendimento ao art. 17, foi publicado em 12 de dezembro de 2016 o Provimento n. 58[iv], que dispõe sobre os procedimentos das autoridades apostilantes. Sem esgotar o tema, buscaremos trazer algumas breves notas sobre este provimento, de modo sucinto e objetivo.
Os procedimentos do provimento devem ser observados pelas autoridades apostilantes para a análise e aposição da apostila nos documentos públicos produzidos no território nacional.
Significa que, para o apostilamento, o documento público (ou particular notarizado) deve ter origem nacional, ou seja, ser gerado e emitido em território brasileiro por órgão público ou estar o documento particular autorizado por notário brasileiro.
O documento particular com assinatura reconhecida por notário (art. 411, I, CPC[v]) atribui status de documento público para fins da Convenção da Haia[vi], conforme se depreende do art. 1º, letra “d”. Assim, o documento particular com chancela notarial compreende-se na ratio do art. 1º da Convenção.
São obrigatórios o cadastramento e a prestação do serviço de apostilamento por todos os serviços de notas e de registro das capitais dos Estados e do Distrito Federal.[vii]
A remissão ao art. 20 prevista no art. 3º está incorreta. O art. 19 não faz referência a obrigatoriedade de cadastramento dos serviços de notas e de registro das capitais. Apenas determina que a emissão das apostilas será obrigatória em todas as capitais do País, cabendo à Corregedoria Nacional de Justiça, a análise de conveniência e oportunidade para a prestação do serviço da apostila pelos cartórios do interior. Os cartórios das capitais foram previamente cadastrados no sítio eletrônico do CNJ.
Extrai-se do art. 3º caput que, para as autoridades apostilantes das capitais, a prestação do serviço de apostilamento é compulsório[viii], e para as autoridades apostilantes do interior é facultativa (§ 1º, do art. 3º).
As Corregedorias Gerais de Justiça e os juízes diretores do foro das unidades judiciárias são autoridades apostilantes para o ato de aposição de apostila somente quanto aos documentos de interesse do Poder Judiciário.
E quais são estes documentos? O parágrafo único do art. 4º considera documentos de interesse do Poder Judiciário aqueles destinados a produzir efeitos institucionais do respectivo órgão em países signatários da Convenção da Apostila. Ou seja, aqueles documentos institucionais gerados internamente pelo Poder Judiciário, não abrangendo aqueles de cunho processual inter partes. Decisões e peças processuais podem ser apostiladas pelos cartórios extrajudiciais. Neste caso, as peças formarão único documento para fins de apostilamento, desde que oriundas do mesmo processo.
Os titulares de serviços notariais e de registro, nos termos do art. 5º da Lei n. 8.935/1994[ix], são autoridades apostilantes para emissão da apostila nos limites de suas atribuições. Perante a Convenção, a autoridade competente é o CNJ.
A parte final do art. 5º em comento causa dúvidas – na mesma proporção que causou o inciso II, do art. 6º, da Resolução n. 228/2016.[x]
Em uma análise mais detida, por meio (da lógica) da subsunção da natureza apostilar à competência legalmente prevista das delegações extrajudiciais, conclui-se que a emissão da apostila é um ato tipicamente notarial.
O ato de autenticar, seja fático, documental ou de assinatura, é genuína atribuição e competência do notário (art. 6º, III e art. 7º, III, IV e V) e por força legal (art. 52) deferida, excepcionalmente, para alguns oficiais de registro civil das pessoas naturais. A apostila, prevista na Convenção, é ato puramente autenticatório, pois garante a origem do documento (público ou particular notarizado) ao qual se refere. Assim, diante da afinidade do instituto e da tipicidade legal, somente os notários e oficiais de registro civil com atribuição notarial teriam atribuição e competência para apostilar.
Mas a norma foi além. Deferiu aos registradores e até mesmo tabeliães de protestos certa competência apostilante.
Notários e registradores são autoridades competentes para o ato de aposição de apostila em documentos produzidos no território nacional de acordo com a especialização de cada serventia extrajudicial.
Após a autorização, os titulares dos serviços notariais e de registro poderão solicitar ao CNJ autorização para que o serviço seja prestado por até cinco substitutos ou auxiliares. A norma é imprecisa, pois a expressão “substitutos” aqui não é utilizada na acepção da lei 8.935/94. A autorização somente pode ser dada a escreventes habilitados, inclusive os substitutos indicados na forma da lei notarial.[xi]
As autoridades competentes para a aposição de apostila, para os fins do art. 8º, § 3º, da Resolução CNJ n. 228/2016, deverão contratar diretamente com a Casa da Moeda do Brasil a aquisição do papel-moeda de modo a manter estoques para viabilizar a continuidade do serviço.
A Casa da Moeda é a fornecedora oficial do papel para o apostilamento. Não há concorrência ou licitação sob qualquer modo. O notário é obrigado a contratar junto à Casa da Moeda do Brasil[xii] a aquisição do papel de segurança, implementando o controle de utilização, inutilização e estoque.
Este papel, adquirido por um notário ou registrador, não pode ser alienado ou cedido a outra autoridade apostilante.
A emissão de apostila em documentos requeridos por órgãos da administração direta do Poder Executivo federal, estadual ou municipal para utilização no exterior, desde que interesse do serviço público será isenta de cobrança de emolumentos.
A Resolução n. 228/2016 (art. 18, parágrafo único) prevê a isenção de emolumentos para os órgãos do Poder Executivo Federal, no interesse do serviço público.
O provimento inovou. Incluiu os órgãos da administração direta do Poder Executivo estadual e municipal. A legalidade desse artigo normativo é duvidosa, pois sua instituição dependeria de lei expressa.
A norma prevê que caberá ao Poder Judiciário dos Estados e do Distrito Federal estabelecer forma de compensação pela emissão de apostila solicitadas pelos órgãos da administração direta do Poder Executivo federal, estadual ou municipal.
O provimento novamente inovou e propôs a compensação das apostilas isentas emitidas em documentos oriundos dos órgãos da administração direta do Poder Executivo federal, estadual ou municipal. Como isso será feito, ainda não sabemos.
É vedado às autoridades apostilantes para a aposição de apostila cobrar do interessado valores maiores do que os emolumentos estipulados na Resolução 228. A regra estabelecida determina que não haverá qualquer acréscimo ao valor da apostila estipulado pela lei de emolumentos do respectivo Estado. A cobrança indevida poderá ensejar a abertura de procedimento disciplinar para apurar a conduta da autoridade apostilante.
Contudo, se a lei emolumentar do respectivo Estado autorizar, a exemplo do Estado de São Paulo (Lei 11.331/2002 – Nota 11), o delegado poderá cobrar valores de despesas necessárias ao aperfeiçoamento do ato. Assim, no Estado de São Paulo, é permitido a cobrança de serviços de terceiros (correio, digitalização, materialização, autenticação de assinatura etc.).
O provimento também determina a vedação de cobrança parcial ou de não cobrança de emolumentos, ressalvadas as hipóteses de isenção, não incidência ou diferimento previstas na legislação específica. Essa regra segue a previsão contida no Provimento CNJ n. 45/2015 (art. 7º).[xiii] Ademais segue a mesma regra de recolhimento dos demais atos.
Prática nefasta que vem tomando corpo é o aliciamento de usuários de um Estado por autoridades apostilantes de outro. Com base na tabela emolumentar com preço inferior, autoridades apostilantes vem “atraindo” usuários de outros Estados (onde a tabela prevê preço superior) com a pecha de prestar “o serviço mais barato”. Essa prática é ilegal e antiética. E deve ser denunciada!
Para fins de controle das Corregedorias de Justiça dos Estados e do Distrito Federal é previsto o selo de fiscalização físico e/ou a estampa de selo de fiscalização eletrônico. O provimento prevê, para a emissão da aposição da apostila, a afixação do referido selo, conforme as regras locais.
No Estado de São Paulo não há selo de fiscalização, há o selo de autenticidade[xiv], cuja afixação é obrigatória nos atos de autenticação de cópia e de assinatura.
A disposição é boa, mas não é conveniente. A afixação de selo de fiscalização ou de autenticidade na aposição da apostila, como informação estranha ao padrão universal, poderá causar recusa da apostila nos países signatários da Convenção. Neste ponto a norma merece revisão.
Por dever de função, as autoridades apostilantes para a aposição de apostila devem prestar todos os esclarecimentos necessários ao interessado antes da emissão do ato.
A função notarial, atividade própria e privativa do notário, contempla a audiência das partes, o aconselhamento jurídico, a qualificação das manifestações de vontade, a documentação dos fatos, atos e negócios jurídicos e os atos de autenticação, deve ser exercida com independência e imparcialidade jurídicas.[xv]
É intrínseco e da gênese notarial o assessoramento e o aconselhamento. Assim, o notário e seus prepostos devem orientar e informar o usuário, por exemplo:
– se o país de destino do documento é integrante da Convenção;
– os efeitos legais da apostila;
– o âmbito de aplicabilidade da apostila;
– o valor cobrado por apostila;
– os tipos de documentos apostiláveis, inclusive que o usuário deve informar-se sobre os requisitos de aceitação do documento no órgão de destino;
– os atos necessários ao aperfeiçoamento da apostila (autenticação de assinatura, materialização etc.);
– eventual prazo de aceitação do documento;
– a supressão da necessidade de consularização etc.
A apostila é emitida por solicitação do portador do documento e a norma prevê a dispensabilidade de requerimento escrito. No entanto, as autoridades apostilantes devem dar recibo de protocolo no momento do requerimento – estipulando o prazo de entrega, que não pode ultrapassar cinco dias.
Entendo necessário o requerimento escrito. Primeiro, porque será possível a entrega do protocolo ao usuário, bem como o controle dos documentos entregues e do prazo. Segundo, porque evita a responsabilização e dúvidas futuras, além de possibilitar anotações e pedidos do usuário. Por exemplo: anotar o desejo do usuário em apostilar a cópia autenticada do diploma invés do original.
O prazo para a emissão da apostila é de 5 (cinco) dias, corridos.[xvi]
Para a emissão da apostila, a autoridade competente deve realizar a análise formal do documento apresentado, aferindo a autenticidade da assinatura aposta, do cargo ou função exercida pelo signatário e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo aposto no documento apresentado.
Assim, a autoridade deve empregar a qualificação notarial do documento apresentado para o apostilamento sob dois aspectos: extrínseco e intrínseco.[xvii]
Extrínseco: o notário não deverá se restringir ao aspecto morfológico do documento, mas verificar, com cautela, se o documento contém rasuras, supressão de palavras ou linhas ou, ainda, quaisquer outros sinais suspeitos indicativos de possíveis fraudes.
Intrínseco: o notário deverá analisar o conteúdo do documento – ainda que de modo superficial -, para não apostilar documento que evidentemente consubstancie ato contrário à lei, a moral e os bons costumes.[xviii]
A norma prevê que, em caso de apostilamento de documento original, deve ser reconhecida, por semelhança, a assinatura do signatário ou o sinal público do notário caso o reconhecimento de firma já tenha sido realizado em cartório distinto daquele que irá apostilar o documento.
A redação do § 3º do art. 10 é ambígua e causa dúvida. Então, cabe as autoridades, como profissionais do Direito, buscar interpretação que se ajusta a ratio da Convenção da Haia (a racionalidade e eliminação de procedimentos)
Interpretação coerente, sistêmica e lógica para aplicação do parágrafo 3º é aplica-lo tão somente aos documentos particulares ou aqueles cuja assinatura não possa ser aferida, pois não há outro meio de qualificação da autenticidade da assinatura do signatário senão por meio do reconhecimento da assinatura.
Pela ratio da Convenção da Haia tal previsão é dispensável aos documentos notariais e de registro (certidões de casamento, óbito etc.), de certo por possuírem qualidade infinitamente superior ao documento particular, pois a qualificação da autenticidade é feita por meio de acesso seguro à Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados – CENSEC[xix], onde se concentra o sinal público dos notários e prepostos dos cartórios brasileiros, sendo totalmente desnecessário qualquer reconhecimento de sinal público como ato acessório nos documentos notarias e de registro.
Ademais, não há qualquer razão lógica de onerar o interessado com a cobrança de reconhecimento de sinal público para a emissão da apostila, se é possível qualificar a autenticidade do sinal na referida central, ipso facto reconhecendo a legitimidade do documento.
No caso de apostilamento de cópia autenticada a norma prevê a responsabilização da autoridade apostilante pela autenticidade da assinatura aposta, do cargo ou função exercida pelo signatário. Como ser responsabilizado por ato não submetido à qualificação notarial?
A aplicação desta regra só seria tangível se o signatário possuísse ficha de firma na autoridade apostilante e a cópia fosse por ela autenticada, do contrário é inaplicável. Pois, para haver responsabilização pela autenticidade da assinatura fotocopiada do signatário, a assinatura original deveria necessariamente submeter-se à qualificação notarial.
Frisa-se: a cópia autenticada certifica tão somente a conformidade da cópia com o original, não espraia sobre a autenticidade ou legitimidade de fundo do documento original.
No caso de apostilamento da cópia autenticada, os dados da apostila será o do notário ou preposto que assinou a autenticação notarial e não os dados do signatário do documento.
A apostila será emitida por documento, não importando a quantidade de páginas que possuir; todavia, poderá ser emitida por folha se o solicitante do serviço assim o exigir. Nesta hipótese, será emitida uma apostila para cada folha, se o usuário assim solicitar – quase não há (na prática) solicitação nesse sentido.
Buscando a eficiência de alocação de espaço no banco de dados (servidores) do sistema SEI, a norma prevê que a autoridade competente na digitalização do documento utilize software que minimize o tamanho do arquivo. Veja no rodapé deste artigo, algumas sugestões.[xx]
O provimento disciplina que o ato de emissão da apostila em documentos em língua estrangeira, nos moldes do Decreto n. 13.609/1943[xxi], deve ser traduzido por tradutor juramentado, devendo essa qualidade constar expressamente da apostila.
Os efeitos dos parágrafos 1º, 2º, 3º e 4º do art. 13, do Provimento CNJ 58/2016, estão suspensos; até decisão final, os documentos exarados em língua estrangeira sejam traduzidos por tradutor juramentado e que a tradução seja objeto de apostilamento próprio. [xxii]
Mas se o documento apostilado terá eficácia no exterior, qual a razão de exige-se a tradução juramentada no Brasil?
Os arts. 17, letra “a” e 18 do Decreto n. 13.609/1943, bem como o art. 224, do Código Civil preveem que, os documentos em língua estrangeira para terem eficácia no Brasil devem possuir tradução juramentada. A norma é clara e destina-se aos documentos oriundos do estrangeiro para efeitos no Brasil. A lógica inversa não se aplica.
Não há qualquer razão lógica e jurídica de exigir para a emissão da apostila tradução juramentada de documento gerado no Brasil, redigido em outra língua, cuja destinação é a apresentação e eficácia no exterior.
Repito. Se o documento apostilado é para ter eficácia no exterior, qual a razão de exigir tradução brasileira (como requisito, se a lei a não prevê, exceto para documentos estrangeiros!) para emissão da apostila – nenhuma!
Ademais, não é possível, no modelo atual da apostila, inserir informações que não sejam do documento apostilado, como deseja a parte final do artigo.
No caso de apostilamento de documentos exarados em língua estrangeira traduzidos por tradutor não juramentado, a norma prevê que deverá constar da apostila a identificação do tradutor e a declaração de responsabilidade civil e penal pelo conteúdo.
Essa regra é inaplicável. Porque não há possibilidade de inserir na apostila a menção sobre “a identificação do tradutor e a declaração de responsabilidade civil e penal pelo conteúdo”.
Disposição semelhante de inaplicabilidade é a parte final do § 3º, do art. 8º, da Resolução CNJ 228. Diz o § 3º:
“Devidamente emitida nos termos do caput deste artigo e do art. 7º, a apostila deverá ser impressa em papel seguro fornecido pela Casa da Moeda do Brasil e de acordo com o Anexo III desta Resolução, aposta ao documento ao qual faz referência, carimbada (conforme Anexo II desta Resolução) e rubricada em campo próprio pela autoridade competente”. (negrito meu)
Perceba que há uma antinomia, um descompasso entre a norma e o sistema de emissão da apostila (SEI), pois a norma prevê rubrica[xxiii] e o sistema SEI prevê assinatura eletrônica – no campo próprio (campo 10. Firma).
Nos parece que, entre as duas disciplinas, prevalece a assinatura eletrônica[xxiv]. O ato de assinar digitalmente finaliza e conclui a apostila, momento que é perfectibilizado o ato de apostilar – bastando daí, imprimir, afixar e apor o carimbo.
A assinatura digital substitui legalmente a assinatura física da autoridade apostilante. A autoridade competente (CNJ) ao prever a assinatura eletrônica no campo 10. Firma da apostila, dispensou qualquer ato manuscrito: seja rubrica ou assinatura.
Ademais, o campo 9. Selo/Carimbo é destinado exclusivamente ao carimbo da autoridade apostilante. Lançar assinatura ou rubrica nesse campo, ou sobre o carimbo, é ato contrário ao preenchimento da apostila, portanto, irregular. Esse procedimento merece urgente uniformização em todo o país.
Ressalto que eventual desuniformidade entre as autoridades apostilantes poderá gerar recusa da apostila nos países membros da Convenção da Apostila.
A norma prevê que o ato de aposição de apostila em documentos exarados em língua estrangeira será realizado em uma única apostila, dela constando, se for o caso, o documento original e sua tradução. No entanto, se assim desejar o solicitante, a tradução poderá ser objeto de apostilamento próprio e autônomo.
Novamente, essa regra é inaplicável. Uma, porque é contrário ao disposto no art. 11 do próprio Provimento, bem como as disposições da Resolução 228/2016. Duas, porque o sistema SEI não permite e três porque a apostila aceita o lançamento um único documento. Essa racionalidade de atos que prevê a norma é atécnica.
Encerrado o procedimento de aposição de apostila e constatado algum erro, a autoridade apostilante refará o procedimento, emitindo uma nova apostila. A apostila errada continuará a constar no sistema SEI, não há como torna-la sem efeito ou cancelar. Conveniente reabrir o processo e lançar no campo anotações a menção “sem efeito por erro de preenchimento”.
Se o erro ocorreu devido a falha do serviço da autoridade nada será devido. Mas se o erro for imputável ao usuário, nova apostila será cobrada. Por isso é de suma importância fazer todos os esclarecimentos ao usuário antes da prática da apostila.
Em caso de extravio ou de inutilização do papel de segurança, tal fato deve ser comunicado à Corregedoria-Geral dos Estados e do Distrito Federal.[xxv] No caso de inutilização do papel de segurança, a autoridade apostilante procederá destruição mediante incineração ou procedimento semelhante, registrando o incidente em certidão.
A incineração de pequenas quantidades é um procedimento moroso e custoso. Nos parece que, em procedimento semelhante a incineração e de eficaz destruição, é o emprego da fragmentação, mais barato e atende o pleito da norma. A certidão pode ser fornecida por empresa especializada, se escolhida a destruição por incineração ou feita pelo próprio notário (e arquivada em classificar próprio), se escolhida a destruição por fragmentação.
A norma disciplina que, “diante da perda da eficácia dos apostilamentos produzidos no território nacional a partir de 14 de fevereiro de 2017, conforme estatuído no art. 20 da Resolução CNJ n. 228/2016, o interessado poderá ratificar o apostilamento mediante o atual procedimento”.
Há um equívoco semântico. A Resolução n. 228/2016, no art. 20, diz que serão aceitos, até 14 de fevereiro de 2017, os documentos estrangeiros legalizados anteriormente a 14 de agosto de 2016, por Embaixadas e Repartições Consulares brasileiras em países partes da Convenção da Apostila.
O correto seria “perda da eficácia da consularização”. E o art. 2º da Resolução n. 228/2016 prevê que as apostilas emitidas por países partes da Convenção da Apostila, inclusive as emitidas em data anterior à vigência da referida Convenção no Brasil, serão aceitas em todo o território nacional a partir de 14 de agosto de 2016, em substituição à legalização diplomática ou consular.
Essas foram as breves notas ao provimento em comento, cujo intuito é enriquecer o debate, sugerir meios de efetiva aplicação e buscar adequação da norma a realidade prática das autoridades apostilantes.
