Muitas vezes o depósito prévio fica em uma conta bancária e – se não houver mínima organização interna – é considerado como montante disponível e pertencente ao caixa do cartório no fechamento do mês (ou até mesmo no fechamento diário). Veja exemplo abaixo:
João recebeu valor adiantado para executar o ato, e gastou o valor total, sem ter finalizado o trabalho. Como se diz na esfera judicial, para não correr riscos desnecessários, o ideal seria esperar o status “trânsito em julgado” (e só utilizasse quando fosse realmente dele).
Agora imagine que João é responsável por um cartório grande e movimentado, e que essa situação é frequente. Qual é o resultado? Ele acha que tem valores suficientes em caixa para arcar com todos os gastos, quando na verdade o valor ainda não é do cartório e nem dele, portanto a situação é de total falta de controle do fluxo de caixa.
Imagine mais… O cartório do João tem algumas escrituras declaradas incompletas, ou seja, uma parte assina e outra desiste; neste caso, os emolumentos são devidos na fração de 1/3; portanto, 1/3 do depósito prévio se converte em emolumentos; e 2/3 devem ser devolvidos. Como controlar isso, se o titular ou responsável financeiro não for metódico e rédea curta nas finanças? Para uma melhor organização financeira, João poderia:
1) Deixar a quantia do depósito prévio em conta bancária separada, de preferência no mesmo banco da outra conta pessoa jurídica do cartório e isenta de taxa bancária. E na impossibilidade de ter duas contas bancárias, utilizar o cenário 2.
2) Usar uma planilha ou um programa e criar uma conta específica de controle, tanto para o recebimento desses valores, como para o pagamento (seja para devolução ao usuário ou conversão em emolumentos do titular). Tudo muito simples e claro, pois tais valores não podem ser considerados como parte do faturamento do cartório e muito menos como salário do titular.
Como diz a sabedoria popular: não é bom cortejar com o chapéu dos outros… Lembre-se de utilizar a receita “real” dos atos lavrados (já no livro, assinado, pago e encerrado), pois a receita originada de depósito prévio apenas se controla.
Os Registros de Imóveis (assim como RTD e RPJ) costumeiramente exigem depósito prévio dos emolumentos; portanto se tudo estiver correto e houver o registro, esta verba se converte em definitivo (acertando as eventuais diferenças, para mais ou para menos); ou se o título (escritura ou documento particular) estiver com alguma pendência, ele é devolvido com nota de exigência e o depósito prévio igualmente é devolvido.
Algumas serventias, em especial as de médio e pequeno porte, costumam desconhecer a melhor forma de gerenciar essa obrigação normativa. As boas práticas acima são sugestivas, relacionadas à boa gestão financeira e administrativa. A obrigação é do provimento 45 do CNJ, artigo 4º, que determina o controle do depósito prévio em um livro próprio.
Em suma: a utilização indevida costuma ser evitada com o controle rígido e acompanhamento sistemático das importâncias recebidas a título de depósito prévio.
*Talita Caldas é sócia-diretora da TAC7 Desenvolvimento Gerencial de Cartórios (www.tac7.com.br)