Para a pesquisadora da USP Talita Caldas, é necessário estimular uma forma de prática em cartório que favoreça titulares, equipe e sociedade
Diferentemente das empresas que são livres para estipular preços, repassar custos e vender seu produto em qualquer lugar do País, os cartórios extrajudiciais são empresas com limitações e especificidades. Partindo desse raciocínio, a pesquisadora da Universidade de São Paulo (USP), consultora e sócia-fundadora da TAC7 Desenvolvimento Gerencial de Cartórios Talita Caldas falou sobre “A importância de administrar cartórios com indicadores”, na 16ª Convergência, Encontro Nacional de Tabeliães de Protesto de Títulos, que ocorreu entre os dias 19 e 21 de setembro, na cidade de Cabo de Santo Agostinho, região metropolitana de Recife (PE).
Formada em Administração de Empresas com pós em Marketing pela ESPM e em Gestão Estratégica pela USP, Talita Caldas trabalha há mais de 18 anos na área de prestação de serviços, concentrando seus últimos três anos somente no estudo e necessidades de gestão notarial e registral. Para ela, atualmente não existe mais aquele cartório que está acostumado a ficar na zona de conforto, já que não há mais espaço no mercado para esse modelo de negócio.
“As pessoas que trabalham em cartório precisam se atualizar e correr atrás das modernidades para o atendimento ao cliente, para atualização e automação dos processos internos. Até mesmo na tratativa com a equipe. Ter uma política de gestão de pessoas em que a própria equipe esteja satisfeita, vista a camisa do cartório para atender bem e sempre tenha o retorno do cliente em relação a tudo que está acontecendo na organização. O cartório é sim uma empresa, e os titulares precisam se sentir empresários”, ponderou a pesquisadora.
Segundo a palestrante, embora sejam formados em Direito, os titulares de cartórios passam de 60% a 80% do tempo administrando diversos tipos de assuntos, como avaliações de desempenho de funcionários e reposição de material para as serventias.
“As principais demandas, as principais dores dentro de gestão administrativa, são as que eu reflito no meu livro de indicadores de desempenho que foi publicado em dezembro de 2017. Durante a pesquisa, a gente viu que essa parte financeira era a mais monitorada, mas era a mais monitorada em relação às normas dos Tribunais de Justiça e do CNJ [Conselho Nacional de Justiça], mas não em relação ao monitoramento financeiro que uma empresa precisa ter para olhar para o futuro. É o que a gente chama de contabilidade gerencial. Quais são os meus dados financeiros hoje e como eu posso me planejar para investir no cartório, investir nas pessoas e melhorar o atendimento ao cliente no futuro? As finanças do cartório são como se fossem o retrovisor do carro. A contabilidade gerencial olha para o futuro”, explicou a administradora.
Durante a sua palestra, a pesquisadora ainda apresentou dados coletados por ela perante alguns cartórios brasileiros, concluindo que mesmo com a necessidade de adaptações tecnológicas, a tecnologia é o fator mais bem avaliado pelos titulares das serventias, enquanto que a gestão de recursos humanos é o fator mais precário para os notários e registradores.
Ainda de acordo com Talita Caldas, apenas 38% dos titulares de cartório conseguem monitorar o desempenho financeiro da sua serventia, mas 87% gostariam de monitorar de perto os resultados do seu cartório. “A parte financeira do cartório é uma consequência de um bom atendimento ao cliente com processos eficientes e eficazes e pessoas bem treinadas. No Brasil, há inúmeras realidades de ambientes mais e menos abastados, mas todos têm que sobreviver e ter uma sustentabilidade ao seu próprio contexto. É importante que as pessoas vejam isso e corram atrás”, finalizou a palestrante.
