O TJ/DFT instituiu, por meio da Portaria Conjunta 46/2019, o Malote Digital (Sistema Hermes) como meio de comunicação oficial entre as serventias extrajudiciais do Distrito Federal e entre elas e os órgãos públicos do Poder Judiciário. A normativa atende o disposto na Resolução 100 de 24 de novembro de 2009 e no Provimento 25 de 12 de novembro de 2012, ambos do Conselho Nacional de Justiça – CNJ.
Apesar de ter passado a ser o meio de comunicação oficial entre os referidos órgãos, a Portaria prevê hipóteses em que o Sistema Hermes não será utilizado, tais como quando o órgão destinatário não dispuser de cadastro no Malote Digital, ou quando for necessária a remessa de documentos originais, os quais deverão ser encaminhados por via postal ou outro meio convencional, dentre outras situações.
A norma veda o emprego do sistema para transmissão de documentos ou informações de interesse particular, e torna obrigatória a consulta diária ao Malote Digital, sendo de inteira responsabilidade do titular ou interino prover os meios necessários para viabilizar o regular uso e acesso ao sistema.
O acesso do usuário ao Sistema Malote Digital será feito por meio de login e senha individualizada, disponibilizados pela unidade de tecnologia do TJ/DFT, que disponibilizará ao servidor titular e ao substituto da unidade de correição extrajudicial da Corregedoria, o perfil de ‘Usuário Malote Digital’ para fiscalização do cumprimento da Portaria pelas serventias extrajudiciais do Distrito Federal.
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