“A sociedade será outra após a pandemia”. Essa é uma máxima vociferada por inúmeros especialistas e analistas que ecoa dia após dia em âmbito internacional por conta do grande impacto que gerou a Covid-19 – doença esta que transformou o comportamento, cultura, economia e sistema de saúde da população mundial. Esta nova realidade atingiu igualmente o notariado e já se pode dizer que, para eles, o futuro chegou.
Foi evidente a necessidade das mudanças de hábitos, em especial para conciliar as inúmeras práticas do dia a dia com as recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS). No âmbito da atividade extrajudicial, foi necessário assegurar a continuidade da prática dos considerados atos “essenciais” (Decreto nº 59.349, de 14 de abril de 2020, publicado no Diário Oficial – Cidade de São Paulo), permeados pela característica segurança jurídica que somente a fé pública garante à população.
Dentro deste panorama, não foram medidos esforços para que a adequação da atividade notarial à tecnologia se tornasse de uma vez por todas uma realidade. A história do notariado brasileiro já pode ser dividida em antes e depois do Provimento CNJ n° 100/2020, de 26 de maio de 2020 (leia na íntegra em Legislação, p.8-11).
Histórico
Em 2018, o Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal (CNB/CF) teve a iniciativa de refletir sobre a possibilidade de praticar um ato com a variável eletrônica. Nesse momento, no entanto, a premissa de assinatura à distância do usuário não era aceita com unanimidade pelas seccionais da entidade de classe.
Desta forma, o projeto trabalhado no âmbito da instituição federal deixava de fora a possibilidade de atendimento à distância. “O provimento já vinha sendo trabalhado há algum tempo pelo Colégio Notarial do Brasil, mas era preciso construir um consenso para sua regulamentação, bem como avançar nos desenvolvimentos das funcionalidades da plataforma tecnológica para sua execução”, explicou a presidente do CNB/CF, Giselle Dias Rodrigues Oliveira de Barros.
Entretanto, com o advento da Covid-19, o referido pressuposto de manutenção da presença física das partes para lavratura de atos digitais, antes defendido pela maioria da classe dos notários, foi rapidamente suprimido. Na verdade, tal qual ocorreu na maior parte dos âmbitos econômicos e sociais, o distanciamento social motivou iniciativas para alcançar soluções de continuidade das prestações de serviço à distância. “Com o evento da Covid-19, mudou-se o paradigma, o pressuposto. Aquilo que se buscava limitar – a assinatura à distância – se torna consenso imediatamente. Os tabeliães de todas as seccionais entenderam que se deveria normatizar uma forma de se trabalhar a assinatura à distância”, pontuou o assessor jurídico do CNB/SP, Rafael Vitelli Depieri.
Diante do cenário pandêmico e da necessidade de adequar a atividade notarial à nova realidade, em março de 2020, um grupo se reuniu virtualmente para debater o tema. A comissão extraoficial formada por Daniel Paes de Almeida, Andrey Guimarães Duarte, Carlos Fernando Brasil Chaves, Fernando Domingos Carvalho Blasco, Giselle Dias Rodrigues Oliveira de Barros, Ubiratan Pereira Guimarães, André Medeiros Toledo, Anderson Henrique Teixeira Nogueira e Rafael Vitelli Depieri, trabalhou nas premissas e nas possíveis soluções para alcançar uma solução segura e viável ao ato notarial. Com a participação do presidente do CNB/SP e da presidente do CNB/CF, os temas estudados se transformaram em textos que foram sugeridos em uma minuta de provimento que vinha sendo gestada pelo CNB/CF, mas que não continha as novas premissas. Estima-se que o referido grupo tenha gerado aproximadamente onze versões de textos para atender à questão.
Assim, entendeu-se por bem incluir a plataforma e-Notariado como único suporte para os atos notariais, fazer uso de uma assinatura digital notarizada como a ferramenta de assinatura para as partes, prever a videoconferência que, somada a outros procedimentos notariais, complementa o mecanismo de aferição da capacidade e livre manifestação das partes e, finalmente, cuidar de assegurar o controle de territorialidade nos termos do artigo 9º da Lei 8.935/94.
Com a convicção institucional formada dentro dessas premissas, após ser internalizado pelo CNB/CF, uma minuta de provimento foi submetida ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ), como afirmou o presidente do CNB/SP, Daniel Paes de Almeida. “Qualquer provimento que envolva uma disrupção na atividade precisa ser muito bem pensado e refletido. Para tanto, foram inúmeras horas de reuniões, brainstorms, sugestões de redação, análise de cada vírgula proposta”, relembrou.
Assim, após um longo período de estudos, anterior à pandemia e diante da nova realidade mundial que os notários rapidamente compreenderam e se propuseram a ofertar auxílio à Corregedoria Nacional de Justiça, foi publicado o Provimento 100/2020. “O que posso afirmar com absoluta convicção é que tanto o CNJ, quanto a CGJ/SP sempre estiveram de braços abertos para nos ouvir e buscar o melhor modelo de negócio que preservasse a continuidade dos serviços de forma totalmente online, mas sem perder de vista a segurança jurídica ínsita à atividade notarial”, enfatizou o presidente do CNB/SP, Daniel de Almeida.
Provimento CG n° 12
Entre os meses de março e abril, foram publicados diversos provimentos estaduais para regular a atividade extrajudicial de assinatura à distância com videoconferência. No dia 29 de abril, foi publicado no Diário de Justiça Eletrônico (DJE) o Provimento CG n° 12, que dispõe justamente sobre a realização de ato notarial à distância no estado de São Paulo, para enfrentamento do estado de calamidade pública reconhecido pelo Decreto Legislativo Federal nº 6, de 20 de março de 2020, e da emergência de saúde pública de importância internacional decorrente do novo coronavírus (Covid-19), além de dar outras providências.
Buscando incentivar o rápido entendimento do notariado estadual sobre a nova norma, o CNB/SP publicou inúmeros comunicados, desenvolveu um manual, realizou uma live (confira no Instagram do CNB/SP: @cnbsp) e publicou um FAQ sobre o Provimento CG n° 12/2020.
A equipe do CNB/SP e a sua diretoria trabalhou intensamente na elaboração do manual, destrinchando cada um dos pontos que foi colocado no provimento. “Conversamos bastante com a Corregedoria ao longo da elaboração dessa norma e, no texto final, podemos constatar uma combinação entre o que órgão entende como segurança notarial e transição para os atos a distância. É uma grande disrupção para nossa atividade”, ressaltou Daniel Paes de Almeida.
Essas e outras normativas publicadas ao longo da pandemia facilitaram ainda mais a elaboração de um texto a nível nacional. “Alguns estados já haviam regulamentado localmente os atos eletrônicos, e suas experiências serviram para desenvolvermos um texto unificado que se adequasse da melhor maneira às tantas realidades do Brasil”, resumiu a presidente do Conselho Federal do CNB, Giselle de Barros.
O futuro chegou
Após imensurável esforço do CNB/SP em conjunto com o CNB/CF, no dia 26 de maio de 2020 foi publicado no Diário da Justiça do CNJ o Provimento n° 100/2020, que dispõe sobre a prática de atos notariais eletrônicos utilizando o sistema e-Notariado, cria a Matrícula Notarial Eletrônica (MNE) e dá outras providências.
A partir do Provimento CNJ n° 100, torna-se obrigatória a utilização da plataforma e-Notariado (www.e-notariado.org.br) para a lavratura do ato notarial eletrônico com a realização da videoconferência notarial para captação da vontade das partes e coleta das assinaturas digitais, sendo que a matéria da competência para a prática dos atos regulados na norma é absoluta e observa a circunscrição territorial em que o tabelião recebeu sua delegação (Art. 9°, Lei n° 8.935/94).
Entre as diversas ferramentas adotadas a partir da norma, destacam-se a assinatura eletrônica notarizada, certificado digital notarizado, assinatura digital, biometria, videoconferência, ato notarial eletrônico, digitalização, materialização, transmissão eletrônica, dentre outros. Além disso, a criação da Central Notarial de Autenticação Digital (Cenad) – ferramenta para os notários autenticarem os documentos digitais, com base em seus originais (em construção).
Ainda, na plataforma e-Notariado o certificado digital se torna gratuito para o usuário. “Com isso, é possível instrumentalizar a população para que ela possa assinar os documentos, as escrituras públicas digitais, e realizar a videoconferência”, explica o assessor jurídico do CNB/SP, Rafael Depieri. O presidente do CNB/SP, Daniel Paes de Almeida, vislumbra um novo cenário para a população brasileira. “Penso, sem querer ser otimista, que em pouco tempo boa parte dos serviços notariais (se não tudo) serão feitos de forma 100% online, sem a necessidade de o cidadão se dirigir a um tabelionato e sendo o atendimento realizado com mais eficiência, celeridade e segurança”, afirma.
A fé-pública ganha uma nova possibilidade de concretização, com impactos na democratização e disseminação de serviços online, sempre com extremo cuidado e ações parcimoniosas por parte do notário. “O tabelião continua sendo o guardião do ato e, ao presidir uma videoconferência, poderá a qualquer instante interromper o processo e solicitar a presença do requerente ao cartório, se houver um mínimo sinal de desconforto ou dúvida. A responsabilidade do notário sobre o ato continua, seja no mundo físico ou virtual. Os atos eletrônicos apenas abrem a gama de canais do atendimento que a atividade presta à sociedade”, pondera Giselle de Barros.
Veja abaixo a lista completa das funcionalidades disponibilizadas no e-Notariado:
- Matrícula Notarial Eletrônica (MNE);
- portal de apresentação dos notários (em construção);
- fornecimento de certificados digitais notarizados e assinaturas eletrônicasnotarizadas;
- sistemas para realização de videoconferências notariais para gravação doconsentimento das partes e da aceitação do ato notarial;
- sistemas de identificação e de validação biométrica;
- assinador digital e plataforma de gestão de assinaturas;
- interconexão dos notários (em construção);
- ferramentas operacionais para os serviços notariais eletrônicos;
- Central Notarial de Autenticação Digital (Cenad) (em construção);
- Cadastro Único de Clientes do Notariado (CCN);
- Cadastro Único de Beneficiários Finais (CBF) (em construção);
- Índice Único de Atos Notariais (IU) (em construção).
No dia 8 de junho, foi instituída a Matrícula Notarial Eletrônica (MNE), disciplinado no artigo 12 do Provimento CNJ n° 100/2020, que serve como chave de identificação individualizada, facilitando a unicidade de rastreabilidade da operação eletrônica praticada. A norma menciona também a criação da possibilidade da realização de ato notarial híbrido, autorizada a prática do ato com uma das partes assinando fisicamente e a outra, à distância.
“Desde o Provimento 88, que regulamentou os procedimentos que notários e registradores deveriam seguir visando a prevenção de crimes de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo, o constante trabalho em sintonia entre a atividade e o CNJ promoveu avanços expressivos em diversas áreas de interesse público. O Provimento 100 representa um importante ciclo deste trabalho que reforça a importância do papel do notariado para a sociedade”, comemorou a presidente do CNB/CF, Giselle de Barros.
O presidente do CNB/SP, Daniel Paes de Almeida, tem a convicção de que o futuro chegou e de que a classe está 100% engajada na migração para a era digital. “O impacto é imensurável, tamanha pode ser a transformação da nossa atividade. Estamos diante de uma nova era, a era digital. Agora, para que tudo isso aconteça, precisaremos da dedicação de todos, treinando os respectivos funcionários, orientando a população e implementando esse projeto que foi pensado com muito carinho e trabalho por uma diretoria que se dedicou incessantemente”, arrematou.
Para orientar os notários nesse primeiro momento, o CNB/SP divulga o roteiro do passo a passo de como proceder com as ações dentro da plataforma e-Notariado. Acesse o canal de YouTube oficial do CNB/SP no link: https://bit.ly/30pLyYZ.
Cartórios na pandemia: adaptações e serviço de excelência
Desde março de 2020, diversas orientações foram liberadas pela Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo (CGJ/SP) e pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) afim de adequar os serviços extrajudiciais à situação excepcional criada pela pandemia da Covid-19 (Recomendação CNJ n° 45/2020, Provimento CG n° 7/2020, Comunicado CG n° 231/2020, Comunicado CG n° 235/2020, Provimento CNJ n° 91/2020, Provimento CNJ n° 95/2020, entre outros).
O CNB/SP conversou com as tabeliãs Priscila Agapito (29º Tabelionato de Notas de São Paulo), Patrícia Mello (2º Tabelionato de Notas de Santo André) e Gabriela Perrotta (2° Tabelionato de Notas e Protesto de São Roque), que relataram com exclusividade ao Jornal do Notário quais adaptações realizaram em suas serventias para garantir a segurança dos funcionários/população e o que esperam do notariado na era pós-pandemia. Leia abaixo:
Jornal do Notário: Quais foram as adaptações físicas adotadas em seu cartório por conta da Pandemia de Covid-19 (funcionários e usuários) desde o final de março?
Priscila Agapito: Desde a pandemia, todos os nossos funcionários receberam máscaras, luvas e face shields de acetato para trabalharem, foram conscientizados da importância de usarem estes equipamentos, e de higienizarem as mãos. Sanitizamos várias vezes ao dia todos os espaços do cartório com álcool 70 hospitalar, água sanitária e lysoform bruto. Compramos totens com dispensers de álcool gel, que são acionados com o pé, além de vários frascos de álcool gel espalhados pelo cartório. Utilizamos totens de luz negra com alto poder de desinfecção.
Patrícia Mello: Foram muitas as adaptações que tivemos que fazer em razão da pandemia. Como o Tabelionato fica numa praça bem arborizada e grande, limitamos a quantidade de pessoas que ingressam no cartório, ficando a “fila” de espera do lado de fora, possibilitando que as pessoas fiquem distantes umas das outras, e em local bem arejado.
Ainda, ao entrar, o usuário tem sua temperatura verificada com um termômetro sem contato, higieniza suas mãos com álcool em gel que fornecemos, e utiliza máscara.
Para as escrituras, orientamos que as partes enviem os documentos e informações por e-mail, e somente compareçam à Serventia para as assinaturas. Recomendamos que não levem acompanhantes. Limpamos tudo com álcool 70 entre os atendimentos, inclusive as canetas.
Ainda, é possível que os clientes sejam atendidos sem saírem de seus veículos, uma vez que o carro pode parar bem na porta da serventia, e as assinaturas são colhidas pelo funcionário no carro, com as devidas cautelas e cuidados.
Com relação aos funcionários, afastamos – por férias ou suspensão do contrato – todos os que são grupos de risco, para evitar a todo custo que se contaminem. Com os demais, reforçamos todos os cuidados de higiene e fornecemos máscaras, face shields e todo o mais necessário. Ainda, contratamos laboratório especializado para realizar exames para o Covid-19 na equipe. Qualquer um que sinta algum sintoma, deve ficar afastado das atividades por 14 dias.
Gabriela Perrotta: Fomos todos pegos de surpresa com a pandemia, mas com muito empenho, conseguimos manter o atendimento e a eficiência na prestação do serviço notarial. Num primeiro momento, a maior preocupação foi, sem sombra de dúvidas, a saúde dos colaboradores (funcionários) e usuários. Assim, logo no mês de março e durante o mês de abril, dei férias para a quase totalidade dos funcionários da serventia, para que ficassem em casa, resguardando-se. Eu estive presente durante todo o tempo no cartório, com apenas um funcionário por setor, de modo a assegurar a continuidade dos serviços. Como a demanda diminuiu bastante, conseguimos manter o atendimento com celeridade.
Desde o início da quarentena imposta pelas autoridades, estamos trabalhando com equipamentos de proteção (máscaras e luvas). Fazemos a higienização constante dos ambientes do cartório. Além disso, é mantida a distância entre os colaboradores. O horário de atendimento também foi reduzido.
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O 29º Tabelionato de Notas de São Paulo implementou o serviço drive thru, no qual os clientes são atendidos no próprio estacionamento do cartório, sem sair do carro
Jornal do Notário: O atendimento ao público recebeu adaptações como atendimento no carro (drive thru) ou outros formatos?
Priscila Agapito: Sim, instituímos também o sistema de atendimento drive thru, no qual os clientes são atendidos no próprio estacionamento do cartório, sem sair do carro. Muitas vezes o serviço já foi combinado antes com o escrevente, e no drive fazemos apenas a assinatura do ato. Outras vezes, os clientes passam, o serviço é recepcionado pelo escrevente e mais tarde retornam para buscá-lo. Pedimos aos clientes que usem máscaras e tragam sua própria caneta, para evitar a circulação de germes em quaisquer objetos. No ambiente do cartório, limitamos o número de usuários por vez a apenas 4 dentro dos setores e estamos instalando acrílico de proteção nos balcões.
Patrícia Mello: Como a serventia fica localizada numa praça bem grande, é possível a entrada com o carro do usuário até a porta do cartório. Assim, felizmente, não precisamos fazer adaptações físicas para este atendimento.
Inclusive, este tipo de atendimento já era realizado mesmo antes da pandemia, principalmente para facilitar a verificação da vontade e coleta de assinaturas de idosos e pessoas com dificuldade de locomoção.
Gabriela Perrotta: Com relação aos clientes, creio que a pandemia trouxe uma grande oportunidade para que disponibilizássemos os serviços em plataforma online. Modificamos nosso site, de modo que aqueles interessados em escrituras e procurações, por exemplo, pudessem solicitar o serviço desejado remotamente. Passamos a agendar as assinaturas em horários reservados. E deu muito certo! Também criamos um canal de atendimento via Whatsapp para agendamento de serviços como autenticação e reconhecimento de firmas. Muitas pessoas deixam os pedidos e entregamos no local indicado.
Dentro da serventia, adotamos todas as medidas de segurança, como a exigência de máscara para ingresso no cartório e higienização prévia das mãos. Fazemos triagem e separação do público, de modo que não ocorra fila ou aglomeração.
Com relação aos idosos e pessoas que compõem grupo de risco, colhemos as assinaturas dentro do carro.
No 2° Tabelionato de Notas e Protesto de São Roque, manteve-se um funcionário por setor e cadeiras intercaladas para usuários, além da utilização de instrumentos de proteção
como máscaras e álcool em gel
Jornal do Notário: Como enxerga a atividade notarial após a pandemia?
Priscila Agapito: Enxergo uma mudança grande de paradigmas: daqui para frente, não bastará o escrevente e o próprio tabelião entender apenas de Direito, contratos, sucessões. Ele vai ter que se modernizar e se atualizar, aprender sobre o obscuro mundo tecnológico, para proporcionar o melhor atendimento ao usuário e atender às determinações do CNJ e corregedorias. O papel está com os dias contados. Certamente o próximo passo será a criação de livros 100% eletrônicos. Provavelmente o home office seja uma realidade doravante para alguns escreventes, ou o rodízio de atendimento pessoal. A pandemia fez com que o mundo saísse do automático. Fez com que percebêssemos que, em menos horas, podemos produzir até mais, com a ajuda da tecnologia. Percebemos que nossas famílias são muito importantes, e que uma hora a mais que possa ser dedicada para ela, deve ser dedicada. Então, enxuguemos nosso tempo dos desperdícios. As próprias plataformas de videoconferência por terem tempo limitado, nos ensinam a otimizar o tempo. O mundo tende a ser mais direito, como os 140 caracteres do Twitter, as dez páginas dos recursos, enfim… Sentirei saudades de servir e tomar um cafezinho com o cliente e ouvi-lo por horas contando os seus “causos”, mas, enquanto essa vacina não vier, infelizmente, as conversas serão mais diretas ao ponto e o calor humano, típico dos tabeliães, continuará a ser distribuído com suas palavras, mas muito mais recorrentemente via online, virtual.
Patrícia Mello: Penso que [o Provimento CNJ n° 100/2020] foi mais um passo, muito importante, na modernização da atividade notarial, e que temos e teremos muito trabalho pela frente! Quando a pandemia acabar, os notários terão demonstrado sua importância e essencialidade, e também seu comprometimento com a prestação do serviço público, que não parou sequer por um momento durante esse momento único de dificuldade que estamos vivendo. Sou otimista para o futuro! Vamos arregaçar as mangas e trabalhar!
Gabriela Perrotta: Apesar desse momento tormentoso e triste, entendo que saímos fortalecidos. Conseguimos demonstrar à sociedade que somos essenciais e que estamos sempre prontos a conferir fé pública e possibilitar segurança jurídica às relações de forma eficiente. O Provimento n° 100 do CNJ, de forma excepcional, e a um só tempo, nos possibilita atuar no mundo tecnológico, digital, adequando a atividade notarial à modernidade; bem como facilitando o atendimento da população em tempos de distanciamento social.
No 2º Tabelionato de Notas de Santo André, os funcionários passaram a utilizar máscaras e face shields; além disso, foi contratado um laboratório para realização de exames
de Covid-19 na equipe