“DICOGE 5.2
PROCESSO CG 2011/116308
PARECER – 462/2020-E
SERVIÇOS EXTRAJUDICIAIS DE NOTAS E DE REGISTRO – ATUALIZAÇÃO DO MODELO DA ATA DE CORREIÇÃO EXTRAJUDICIAL. DELEGAÇÕES DE NOTAS E DE REGISTRO DA COMARCA DA CAPITAL – CORREIÇÕES A SEREM REALIZADAS NAS MODALIDADES PRESENCIAL OU REMOTA, A CRITÉRIO DOS JUÍZES DE DIREITO DA 1ª E DA 2º VARAS DE REGISTROS PÚBLICOS, PARA POSSIBILITAR, NO ANO DE 2020, O CUMPRIMENTO DA META 2 DA E. CORREGEDORIA NACIONAL DE JUSTIÇA. CORREIÇÕES A SEREM REALIZADAS, NO ANO DE 2020, NAS DELEGAÇÕES DE NOTAS E DE REGISTRO DAS COMARCAS DO INTERIOR DO ESTADO – MODELO DE ATA PARA CORREIÇÃO REMOTA, A SER UTILIZADO NOS CASOS EM QUE HOUVER REQUERIMENTO PELO JUIZ CORREGEDOR PERMANENTE, FUNDAMENTADA NA IMPOSSIBILIDADE DA CORREIÇÃO PRESENCIAL CAUSADA PELA PANDEMIA DA COVID-19, E AUTORIZAÇÃO INDIVIDUALIZADA PELO CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA.
Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça,
1. Trata-se de procedimento instaurado para a revisão do modelo da “Ata de Correição Extrajudicial” instituído pela Corregedoria Geral da Justiça para as correições nas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro do Estado de São Paulo.
Opino.
2. Conforme os itens 4 e 4.1 do Capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, os Juízes Corregedores Permanentes devem, ao menos uma vez por ano, promover correição ordinária em todas as delegações dos serviços notariais e de registro sujeitas à sua fiscalização, com uso do modelo de Ata de Correição instituído pela Corregedoria Geral da Justiça.
Realizadas as correições, as atas são digitalizadas e encaminhadas à Corregedoria Geral da Justiça pelo “Sistema de envio de Atas de Correição”, com formação de expediente específico para a análise das providências determinadas e a verificação do seu cumprimento:
“4. O Juiz Corregedor Permanente deverá, uma vez por ano, efetuar correição ordinária em todos os serviços notariais e de registro sujeitos a sua fiscalização correcional, lavrando-se o correspondente termo no livro próprio, o qual poderá, a qualquer momento, ser solicitado pela Corregedoria Geral da Justiça.
4.1. O Juiz Corregedor Permanente seguirá o termo padrão de correição disponibilizado pela Corregedoria Geral da Justiça e, dentro do prazo determinado em Comunicado a ser publicado anualmente, encaminhará Ata, via ‘Sistema de envio de Atas de Correição’, à Corregedoria Geral da Justiça”.
Na Comarca da Capital, a obrigatoriedade da correição anual em todas as delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro foi instituída em cumprimento da Meta 2 da E. Corregedoria Nacional de Justiça, adotada no “I Encontro de Corregedores do Serviço Extrajudicial” realizado em 07 de dezembro de 2017, com o seguinte teor:
“2 – Implantar ciclo de correições ordinárias anuais em todos os serviços extrajudiciais do Estado e do Distrito Federal
atentando para a segurança tecnológica e predial”.
Ainda no que se refere ao cumprimento da referida Meta 2, no Processo CG nº 2017/00253449 foi informado para a E. Corregedoria Nacional de Justiça que a Comarca da Capital conta com cento e vinte e seis delegações de notas e de registro submetidas à Corregedoria Permanente dos Juízes de Direito da 1ª e da 2ª Varas de Registros Públicos (fl. 26/33).
Diante do grande número de delegações submetidas à 1ª e 2ª Varas de Registros Públicos foi elaborado cronograma para a realização das correições presenciais no ano de 2018 e autorizado o uso de modelo específico de Ata de Correição, a critério do Juiz Corregedor Permanente, com possibilidade de prévio fornecimento das informações, no todo ou em parte,
pelo responsável pela unidade a ser vistoriada, sob a sua exclusiva responsabilidade, desde que assim determinado pelo Juiz Corregedor Permanente (fl. 363/391 do Processo CG nº 2017/00253448).
O uso do modelo específico de Ata de Correição para a Comarca da Capital passou a ser previsto no item 4.2 do Capítulo XII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça:
“4.2. Na Comarca da Capital, o termo padrão de correição previsto no subitem 4.1 deverá ser adotado em no mínimo duas correições, facultado o uso, nas demais unidades, de termo especial elaborado e aprovado pela Corregedoria Geral da Justiça”.
3. A par dessas medidas, foram iniciados estudos para a atualização do modelo da “Ata de Correição Extrajudicial” e a sua transformação em formulário a ser preenchido pelo Juiz Corregedor Permanente e encaminhado à Corregedoria Geral da Justiça por meio de sistema unificado, inteiramente eletrônico, cujo desenvolvimento foi solicitado à Secretaria de Tecnologia da Informação – STI.
A oportuna instituição de sistema eletrônico único para o preenchimento da ata de correição e a sua remessa para a Corregedoria Geral da Justiça permitirá a análise das atas em menor tempo, sem afastar a segurança na identificação e adoção das medidas que forem cabíveis em razão de eventuais falhas apuradas, ou determinações efetuadas pelo Juiz Corregedor Permanente.
No novo modelo da Ata de Correição Extrajudicial foram utilizadas, sempre que possível, questões que comportam respostas diretas, indicando a resposta positiva a regularidade do quesito verificado e a resposta negativa a existência de irregularidade na prestação do serviço que enseja medida específica para a correção, ou providência de outra natureza.
Sendo verificada a existência de irregularidade na prestação do serviço, a Ata de Correição continuará permitindo o lançamento das observações e determinações que forem necessárias.
Além disso, foram preservados os quesitos contidos no modelo atual, com a supressão dos contidos em duplicidade, ou que se tornaram incompatíveis com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça vigentes a partir de 06 de janeiro de 2020.
Esses quesitos abrangem a verificação do cumprimento dos Provimentos CNJ nºs 74/2018, 88/2019 e 100/2020 que regulamentam, respectivamente, os requisitos mínimos de tecnologia da informação, as comunicações ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras – Coaf e a prática de atos notariais eletrônicos.
Passou a ser prevista, também, a verificação do cumprimento do Provimento CG nº 23/2020 que dispõe sobre a observação, pelos responsáveis pelos serviços notariais e de registro, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Foi, outrossim, preservada a possibilidade do Juiz Corregedor Permanente lançar nos campos denominados “observações, determinações e orientações” todas as anotações que considerar cabíveis em razão do que constatar durante a correição.
4. O sistema eletrônico único para o preenchimento e a remessa da Ata de Correição à Corregedoria Geral da Justiça se encontra em desenvolvimento pela Secretaria de Tecnologia da Informação – STI, sem previsão de ser concluído neste ano de 2020.
Isso, porém, não impede a imediata adoção dos modelos de Atas de Correição revistos e atualizados, conforme os formulários de fl. 426/473, permanecendo, por ora, a necessidade do seu preenchimento em formato físico, com a posterior digitalização e remessa pelo atual “Sistema de envio de Atas de Correição”.
5. Os novos modelos de Atas de Correição, que são o “Modelo de Ata de Correição Extrajudicial”, a “Ata de Correição – Capital” para uso, facultativo, na Comarca da Capital, e a “Ata de Correição Remota”, não afastam a obrigatoriedade de apresentação, pelo responsável pela prestação do serviço extrajudicial, da declaração a que se refere o Comunicado CG nº 1914/2018, publicado no Portal do Extrajudicial em 27 de setembro de 2018, que tem a seguinte redação:
“COMUNICADO CG Nº 1914/2018
O Corregedor Geral da Justiça do Estado de São Paulo, Desembargador Geraldo Francisco Pinheiro Franco, no exercício de suas atribuições legais e normativas, comunica que nas correições gerais ordinárias, correições ordinárias e visitas correcionais os Senhores responsáveis pelas delegações do Serviço Extrajudicial de Notas e de Registro deverão apresentar declaração, sob as penas da lei, no sentido de que não existem débitos com os repasses de emolumentos previstos na Lei Estadual nº 11.331/2002, com Imposto de Renda, com Imposto sobre a Prestação de Serviços – ISS (ou equivalente) e de natureza trabalhista, ou declaração com a relação dos débitos existentes na data da correição ou visita correcional.
Havendo débitos, a declaração deverá indicar os respectivos valores e a previsão sobre a forma e prazo para sua quitação.
Os Senhores responsáveis pelas delegações do Serviço Extrajudicial de Notas e de Registro em que já realizada no ano de 2018 a correição a que se refere o item 4 do Capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça deverão apresentar a declaração ao MM. Juiz Corregedor Permanente no prazo de 15 dias contados da publicação deste comunicado.
Nas correições extraordinárias a declaração deverá ser apresentada em 15 dias contados da publicação do edital.
As declarações apresentadas pelos titulares de delegações deverão relacionar os eventuais débitos, vencidos e não pagos, existentes a partir da data em que iniciaram o exercício na atividade extrajudicial e, se for possível, os de responsabilidade dos anteriores responsáveis pela delegação.
Os responsáveis interinamente por delegações vagas deverão apresentar declaração relativa ao período em que exercerem sua função e, se for possível, ao período anterior.
Por fim, caberá aos MM. Juízes Corregedores Permanentes a adoção das medidas que forem cabíveis em razão da não apresentação da declaração, da existência de débitos, ou de eventual declaração ideologicamente falsa, comunicando as providências adotadas à Corregedoria Geral da Justiça”.
6. Por seu turno, a definição como pandemia da COVID-19, pela Organização Mundial da Saúde, acarretou a adoção de medidas excepcionais, destinadas à preservação da saúde dos responsáveis pelas delegações, dos seus prepostos e colaboradores e de todos os usuários dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.
Essas medidas estão previstas nos Provimentos nºs 07/2020, 08/2020 e 16/2020 e nas Recomendações nºs 231/2020 e 235/2020 da Corregedoria Geral da Justiça, bem como na Recomendação nº 45/2020 e nos Provimentos nºs 91, 93, 94, 95, 97, 98, 104, 105 e 107 da E. Corregedoria Nacional de Justiça.
Anoto que o Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, com igual finalidade, regulamentou o funcionamento dos serviços judiciais nos formatos presencial e remoto, com edição de normas específicas para evitar a contaminação pelos magistrados e servidores que se encontram nos grupos com maiores riscos de contágio, o que fez em consonância com as normas editadas pelo E. Conselho Nacional de Justiça e com as medidas sanitárias previstas na Lei nº 13.979/2020, no Decreto Estadual nº 64.994/2020 e nas diferentes normas editadas pelos Municípios.
As medidas de proteção decorrentes da pandemia da COVID-19 autorizam que, excepcionalmente no ano de 2020, as correições nas unidades dos serviços extrajudiciais de notas e de registro das comarcas do interior do Estado de São Paulo sejam realizadas de forma remota, desde que mediante solicitação fundamentada, pelo Juiz Corregedor Permanente, e prévia e específica autorização pela Corregedoria Geral da Justiça.
7. A correição também poderá ser realizada de forma remota, excepcionalmente no ano de 2020, pelos Juízes Corregedores Permanentes das delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro da Comarca da Capital, pois o número de unidades torna impossível a realização, até o final deste ano, de todas as correições de forma presencial.
Cabe observar, ainda em razão da Meta 2 da Corregedoria Nacional de Justiça, que a E. Corregedoria Nacional de Justiça determinou, pelo Provimento nº 91, de 22 de março de 2020, a suspensão do atendimento presencial ao público pelas unidades dos serviços extrajudicais, em conformidade com as normas sanitárias editadas pelas autoridades municipais, estaduais e nacionais de saúde pública em razão da pandemia da COVID-19, dispondo o referido Provimento:
“Art. 1º Não obstante a competência exclusiva do Poder Judiciário em regular o funcionamento dos serviços notariais e de registro em todo o Brasil, os notários, registradores e responsáveis interinos pelo expediente devem acatar as determinações das autoridades municipais, estaduais e nacionais de saúde pública, emanadas na forma da lei e que imponham a redução do atendimento ao público ou a suspensão do funcionamento da serventia.
§ 1º A suspensão do atendimento presencial ao público determinado pelas autoridades de saúde pública ou por ato da Corregedoria local, editado com base na Recomendação 45/2020 da Corregedoria Nacional de Justiça, poderá ser substituída por atendimento remoto através de meio telefônico, por aplicativo multiplataforma de mensagens instantâneas e chamadas de voz ou outro meio eletrônico disponível, sempre observando a regulamentação da Corregedoria local para esta modalidade de atendimento ao público, se houver”.
A autorização para o funcionamento no formato exclusivamente remoto foi, igualmente, prevista no Provimento nº 8, de 22 de março de 2020, da Corregedoria Geral da Justiça.
Diante das normas editadas, e da preservação, ao longo do tempo, das restrições decorrentes da pandemia da COVID-19, não tiveram os Juízes Corregedores Permanentes das delegações da Comarca da Capital possibilidade de iniciar as correições, em todas as cento e vinte e seis unidades, com prazo suficiente para que sejam concluídas no ano de 2020.
8. Pelas razões expostas, foram elaborados três modelos de Ata de Correição.
O primeiro (fl. 426/447), a ser inserido na página de Internet da Corregedoria Geral da Justiça, corresponde ao Modelo de Ata de Correição Extrajudicial, a ser utilizada nas correições anuais pelos Juízes Corregedores Permanentes. Os Juízes Corregedores Permanentes das cento e vinte e seis unidades dos serviços extrajudiciais de notas e de registro
da Comarca da Capital poderão, facultativamente, utilizar o segundo modelo de Ata de Correição (fl. 481/496) que foi intitulado Ata de Correição – Capital.
No ano de 2020, os Juízes Corregedores Permanentes das delegações dos serviços extrajudiciais da Comarca da Capital também poderão realizar as correições de forma remota, mediante uso do terceiro modelo, denominado Ata de Correição – Remota (fl. 497/512).
O terceiro e último modelo poderá ser utilizado pelos Juízes Corregedores Permanentes das delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro das comarcas do interior do Estado de São Paulo que, mediante requerimentos específicos, fundamentados na impossibilidade de realização das correições presenciais, foram previamente autorizados, pela
Corregedoria Geral da Justiça, a realizar as correições de forma remota.
Na Ata de Correição utilizada na correição remota deverá constar, de forma expressa, a identificação do responsável pela delegação de notas ou de registro que prestou as informações e que, portanto, responde pessoalmente pela sua veracidade.
9. Este é o parecer que submetemos à elevada apreciação de Vossa Excelência, em conjunto com os modelos das Atas de Correição e com proposta de inclusão do novo “Modelo de Ata de Correição Extrajudicial” na página de Internet da Corregedoria Geral da Justiça.
Sugerimos, por fim, que seja oficiado à Egrégia Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo solicitando a adoção das providências que forem cabíveis para permitir que a Secretaria de Tecnologia da Informação – STI inclua, em seu cronograma para o ano de 2021, o término do desenvolvimento e a efetiva implantação do sistema eletrônico único para o preenchimento e remessa, à Corregedoria Geral da Justiça, das atas de correição.
Sub censura.
São Paulo, 29 de outubro de 2020.
José Marcelo Tossi Silva
Leticia Fraga Benitez
Stefânia Costa Amorim Requena
Alberto Gentil de Almeida Pedroso
Josué Modesto Passos
Juízes Assessores da Corregedoria
PROCESSO CG 2011/116308
CONCLUSÃO
Em 29 de outubro de 2020, conclusos ao Excelentíssimo Senhor Desembargador RICARDO ANAFE, DD. Corregedor Geral
do Justiça do Estado de São Paulo.
Aprovo o parecer dos MM. Juízes Assessores da Corregedoria, por seus fundamentos que adoto, e determino a inclusão do novo “Modelo de Ata de Correição Extrajudicial” na página de Internet da Corregedoria Geral da Justiça.
Oficie-se ao MM. Juízes de Direito das Varas de Registros Públicos da Comarca da Capital, com cópias dos modelos intitulados “Ata de Correição – Capital” e “Ata de Correição – Remota”.
Os requerimentos que forem apresentados pelos Juízes Corregedores Permanentes das delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro das comarcas do interior do Estado de São Paulo, para a realização, no ano de 2020, da correição de forma remota, deverão ser distribuídos aos MM. Juízes Assessores da Corregedoria, para análise individualizada,
com oportuno fornecimento pela DICOGE, aos Juízes que forem autorizados, do modelo denominado “Ata de Correição –
Remota”.
Publiquem-se o parecer e esta decisão no DJe, por três dias alternados.
São Paulo, 29 de outubro de 2020.
RICARDO ANAFE
Corregedor Geral da Justiça
(Assinatura Eletrônica)
(DJE 06, 10 e 12/11/2020)”
