Com a implantação do Provimento 74, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e as medidas que devem ser tomadas para atender as novas regras, muitas dúvidas surgem com relação aos investimentos e adequações que devem ser feitas no cartório. Uma delas é em relação à aquisição de softwares licenciados e ao banco de dados.
O banco de dados é um dos itens mais importantes para garantir o cumprimento de todos os requisitos mínimos de segurança e o local onde todas as informações de um cartório estão armazenadas. Por isso, é importante que tenha uma boa performance e espaço para armazenamento.
Hoje, temos vários bancos de dados utilizados pelos cartórios como o SQL Server e o Postgre SQL. Porém, eu destaco o mais utilizado e completo, o MySQL Enterprise 5.7. Esta versão da Oracle possui ferramentas de gerenciamento e suporte para alcançar os mais altos níveis de escalabilidade, segurança, confiabilidade, disponibilidade, além de atualizações de segurança. Estes itens atendem de forma completa os requisitos exigidos pelo Provimento 74.
Outra vantagem de um bom banco de dados, é o fato desta ferramenta realizar trilha de auditoria, com data e hora de cada alteração realizada nos sistemas pelos funcionários e escreventes, requisito também exigido na normatização do CNJ.
O Provimento 74 deixa claro que todos os softwares e sistemas do cartório devem ser licenciados para uso comercial. Softwares livres, ou open source, são programas de código aberto que são modificados para ignorar tentativas de autenticação por parte do fabricante, por isso deixa o sistema mais vulnerável. Além disso, são suscetíveis a vazamento de dados e falhas inesperadas, afetando inclusive a performance e a segurança dos dados do cartório.
O uso de um programa licenciado por uma empresa de mercado assegura a integridade dos arquivos digitais do cartório, a guarda das informações, a garantia de suporte total com equipe especializada, correção de erros e monitoramento da funcionalidade da ferramenta.
Além de adquirir um software licenciado, é preciso tomar precauções de quem se adquire esse software, pois muitas empresas revendem essas soluções, mas não são distribuidoras autorizadas. Isso significa que talvez a empresa não consiga prestar o suporte devido ao oficial. Uma boa saída é pesquisar no site do fabricante para encontrar um distribuidor licenciado, ou mesmo comprar diretamente do fabricante.
Todos esses cuidados têm como objetivo manter segura não apenas toda a tecnologia necessária para o bom funcionamento do cartório, mas também o bem mais importante sob responsabilidade de um tabelião ou registrador, os dados de seus usuários.