Em entrevista ao CNB/BA, Talita Caldas, fundadora da Tac7 Desenvolvimento Gerencial de Cartórios, fala sobre a importância de ter uma boa gestão dentro das serventias extrajudiciais
Com a missão de treinar os cartórios extrajudiciais para resolverem seus problemas administrativos, Talita Caldas, sócia fundadora da Tac7 Desenvolvimento Gerencial de Cartórios, vem aperfeiçoando os trabalhos com as serventias extrajudiciais do Brasil. Por meio de cursos e redes sociais, ela informa diariamente tabeliães e registradores sobre a melhor maneira de treinar e desenvolver o trabalho de gestão nos cartórios.
Autora do livro A Importância de Administrar Cartórios com Indicadores, publicado em 2017, no Brasil, Talita Caldas é formada em Administração de Empresas com pós em Marketing pela ESPM e em Gestão Estratégica pela USP. Trabalha há mais de 18 anos na área de prestação de serviços e nos últimos três anos concentrou seu trabalho somente no estudo e necessidades de gestão notarial e registral. Tem mais de oito anos de experiência em projetos na área de Inteligência de Mercado (Business Intelligence-BI), Implantação e gerenciamento de Sistema de Relacionamento com o Cliente (CRM), Elaboração de Planejamento Estratégico, Análise de Eficiência e Produtividade, Pesquisa de Mercado e Pesquisa de Satisfação.
Talita focou sua atuação na Administração Profissional de Cartórios desde que concluiu uma pesquisa inédita em 2016/2017, quando verificou as principais demandas administrativas da classe dos delegados das serventias. Ela também é colunista em diversas publicações do setor como Arisp Jus, Jornal do Notário, Blog Cartório em Foco.
Em entrevista ao Colégio Notarial do Brasil – Seção Bahia (CNB/BA), Talita fala como funciona o treinamento desenvolvido para as serventias, quais retornos já obteve e como o treinamento foi importante no período de pandemia.
Leia abaixo a entrevista na íntegra:
CNB/BA: Como surgiu a ideia da Tac7 Gestão de Cartórios?
Talita Caldas: Tenho familiares na área e, em 2015, percebi a dificuldade deles para fazer gestão. Quando coloquei gestão de cartórios no Google, nada aparecia. As certificações do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR (PQTA) e da NBR 15906 não eram muito divulgadas. Resolvi então me dedicar ao tema de gestão do extrajudicial na pesquisa de pós graduação na USP, que gerou meu primeiro livro: A Importância de Administrar Cartórios com Indicadores. Esse resultado mostrou estatisticamente as principais dificuldades do titular do cartório. E, com a divulgação da pesquisa, o Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo (CNB-SP) e depois outras entidades de classe de todo país passaram a me procurar para que eu pudesse oferecer treinamentos aos associados. A Tac7 nasceu com o objetivo de treinar os titulares, formados em Direito, nas principais técnicas administrativas para profissionalizar a Gestão da Delegação.
CNB/BA: Qual a finalidade do treinamento?
Talita Caldas: O treinamento busca conscientizar o responsável de que hoje em dia não há espaço para amadorismo. O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e os Tribunais de Justiça não são os mesmos de dez anos atrás. Todos estão mais exigentes, e o usuário final também! A finalidade é melhorar as habilidades e capacidades do gestor com práticas aplicáveis ao extrajudicial.
CNB/BA: Como fundadora, qual retorno já obteve levando o curso aos cartórios?
Talita Caldas: Excelente pergunta! Já tive funcionários me agradecendo, dizendo que não só o ambiente de trabalho melhorou, mas que a chefia também estava mais tranquila e passava essa tranquilidade para a equipe (e essa tranquilidade só vem com maior controle); também tive funcionários que estavam desmotivados em fazer a parte jurídica, e se encantaram com o desafio da gestão; já tive familiares (que trabalham no cartório) me agradecendo, pois não conseguiam convencer o titular de que tomar tal ação era necessária; e também tive cartórios que receberam muito mais elogios por parte do usuário final e durante a correição, após implantar as mudanças necessárias. Mas, quem traz esse retorno é porque executou as orientações da Tac7. Não fazemos milagres. O retorno é certo quando há disciplina e determinação, mas para isso, o titular precisa querer mudar.
CNB/BA: É interessante cartórios terem uma equipe bem treinada. Como funciona o treinamento com os funcionários?
Talita Caldas: Ter uma equipe apta para prestar o serviço gera mais confiança no líder, principalmente quando tira férias, ou está cuidando de assuntos que requerem mais atenção. Todos nossos treinamentos são online, nascemos assim em 2016, porque quando a empresa foi criada também tive uma filha e queria ficar perto dela. Todos os treinamentos eram ao vivo até 2020, e com a chegada da pandemia, houve uma demanda muito alta pelos serviços da Tac7. Ficou claro que é difícil sobreviver em meio ao caos. E nesse novo contexto, começamos a gravar todas as aulas e a comercializar na plataforma Hotmart. Até mesmo nossos livros físicos de maior sucesso (o de Indicadores e o de Finanças para Cartórios) estão migrando para o mundo online e se transformando em treinamentos.
Todo treinamento tem certificado, até mesmo os gratuitos que fazemos em lives no canal da Tac7 no Youtube. Contudo, para receber o certificado é necessário acertar 70% do teste. E durante as aulas, ou fornecemos os modelos dos documentos, ou damos o nome de plataformas gratuitas para que os titulares comecem a fazer gestão com custo zero.
CNB/BA: Quais temas são tratados e o foco do treinamento? Apenas oficiais podem fazer os cursos ou os colaboradores também?
Talita Caldas: Os temas dos treinamentos principais estão ligados ao Mapa da Estratégia (criado por David Norton e Robert Kaplan): Equipe, Processos, Clientes, Finanças e Planejamento. Os temas complementares surgem das dúvidas dos próprios alunos, como por exemplo: como criar indicadores de desempenho, como criar um plano de comunicação, como fazer uma gestão de crise, como fazer orçamento, entre outros.
O foco da Tac7 são os titulares e gestores de cartórios, pois entendemos que se o titular sabe do que se trata (sua relevância), há maior chance da ideia ser executada. Contudo, sabemos das inúmeras responsabilidades dos titulares, então os colaboradores responsáveis pela Gestão de Pessoas, pela Gestão Financeira, pela Gestão de Processos, pela Gestão de Clientes são mais que convidados para nossos cursos. O ideal mesmo é que o decisor e o executor estudem gestão, assim conseguem trocar ideias e implantar com mais facilidade. Mas, temos diversos cursos de duas horas de duração que é de grande valia a todos os colaboradores, para que abram a mente para um mundo mais veloz, competitivo, e com mil provimentos novos por dia.
CNB/BA: Como as pessoas têm acesso ao treinamento?
Talita Caldas: Os treinamentos ao vivo podem ser agendados pelo e-mail [email protected]. E os treinamentos gravados podem ser acessados pela página da Tac7: www.tac7.com.br ou pela página da Hotmart, buscando por Tac7.
