O Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo (CNB/SP), tendo em vista a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e do Provimento da Egrégia Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo nº 23, de 3 de setembro de 2020, apresenta análise institucional resumida para o cumprimento do referido provimento, com sugestões de minutas para documentação interna das serventias.
Este é um primeiro esforço institucional para auxiliar os notários, no qual é feita uma interpretação objetiva dos comandos contidos no Provimento nº 23/2020 da E. CGJ/SP. O CNB/SP esclarece que a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, é muito recente e que continuará envidando esforços para aprimorar a evolução dos estudos na aplicação da LGPD à prática notarial.
Finalmente, o CNB/SP agradece nominalmente os tabeliães Anderson Henrique Teixeira Nogueira, 2º Tabelião de Notas de São Paulo; Márcio Pires de Mesquita, 1º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Indaiatuba e Olavo Pires de Camargo Filho, 3º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de São Caetano, que contribuíram diretamente com a elaboração de documentos e estruturação da presente orientação.
(Provimento CG nº 23/2020)
As orientações estão numeradas de 1 a 9 com as exigências contidas no Provimento CG nº 23/2020, sendo que para cada uma delas há anexos de minutas para seu respectivo cumprimento.
1. Termo contratual de nomeação de operadores (prepostos e prestadores de serviço terceirizados). Item 132, do Cap. XIII, das NSCGJ/SP. Sugere-se um dos seguintes anexos:
Anexo I – PORTARIA DE ATRIBUIÇÃO DE FUNÇÕES – responsável da própria serventia. (Contribuição de 1º Tabelião de Notas e de Protesto de Letras e Títulos de Indaiatuba, Doutor Márcio Pires de Mesquita)
Ou,
Anexo II – TERMO DE COMPROMISSO DO PRESTADOR DE SERVIÇO – NOME DA EMPRESA – terceirizado. (Contribuição do 2º Tabelião de Notas de São Paulo, Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
2. Orientações por escrito aos operadores. Itens 132.2 e 132.4., do Cap. XIII, das NSCGJ/SP. Sugere-se a utilização do anexo III ou dos anexos IV, V e VI:
Anexo III – TERMO DE CIÊNCIA DE DEVERES, RESPONSABILIDADES E REQUISITOS e ORIENTAÇÕES E RESPONSABILIDADES SOBRE O TRATAMENTO DE DADOS – LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018 – LGPD (Arquivo único); (Contribuição do tabelião Márcio Pires de Mesquita)
Ou,
Anexo IV – POLÍTICA DO SISTEMA DE GESTÃO DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E PRIVACIDADE – SGSI (Contribuição do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
Anexo V – POLÍTICA DE DECLARAÇÃO DO ESCOPO DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO – SGSI (Contribuição do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
Anexo VI – TERMO DE CIÊNCIA DE DEVERES, RESPONSABILIDADES E REQUISITOS (Contribuição do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
3. Contrato escrito de nomeação de encarregado. Item 133.3. do Cap. XIII, das NSCGJ/SP. Sugere-se o seguinte anexo:
Anexo VII – CONTRATO DE NOMEAÇÃO DE ENCARREGADO (Contribuição do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
4. Formulários de controle de fluxo. Item 133.6 e 135. do Cap. XIII, das NSCGJ/SP. Sugere-se o seguinte anexo:
Anexo VIII – POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E CONTROLE DE FLUXO DE DADOS. (Contribuição do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
5. Política de Privacidade. Item 133.6, II. do Cap. XIII, das NSCGJ/SP. Sugere-se a utilização de um dos seguintes anexos:
Anexo IX – POLÍTICA DE PRIVACIDADE (Contribuição do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
Ou,
Anexo X – POLÍTICA DE PROTEÇÃO A DADOS PESSOAIS E PRIVACIDADE DO [TABELIÃO DE NOTAS] (Contribuição do tabelião Márcio Pires de Mesquita)
6. Pop Up – item 134 do Cap. XIII, das NSCGJ/SP. Sugere-se a utilização do seguinte anexo:
Anexo XI – NOTÍCIA SOBRE A UTILIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS (Contribuição do tabelião Márcio Pires de Mesquita)
7. Cartaz – item 134 do Cap. XIII, das NSCGJ/SP. Sugere-se a utilização dos seguintes anexos:
Anexo XII – CARTAZ INTERNO e Anexo XII – CARTAZ EXTERNO (Contribuição do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
8. Plano de resposta a incidentes de segurança. Item 139. das NSCGJ/SP. Sugere-se a utilização do seguinte anexo:
Anexo XIII – PLANO DE RESPOSTA A INCIDENTES DE SEGURANÇA (Contribuição do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira)
9. Desenvolvimento de sistema organizacional de controle de fluxo dos dados pessoais. Item 133.6, I e item 135, I e II. do Cap. XIII, das NSCGJ/SP. Nesse caso, cada serventia deve buscar solução individual para seu modelo de gestão.