A chancela mecânica, também denominada assinatura ou autenticação mecânica, é a reprodução exata da assinatura de próprio punho do interessado, que pode ser pessoa física ou pessoa jurídica, registrada por característica técnica, obtida por máquina especialmente destinada a esse fim, mediante processo de compressão.
O registro de chancela mecânica foi originalmente regulado pelo Banco Central do Brasil, por meio da Circular n° 103, de 29/11/67, hoje já revogada, na qual encontramos a definição mencionada no parágrafo anterior.
A referida norma, no entanto, condicionava o uso da chancela mecânica à prévia convenção entre as partes, ou seja, o emitente (ou endossante) e banco sacado e constava também a necessidade do prévio registro perante o tabelião de notas do domicílio do signatário, in verbis:
V. É requisito indispensável para o emprego da assinatura mecânica seu prévio registro nos Ofícios de Notas do domicílio do usuário, o qual conterá:
a) o fac-símile da chancela mecânica acompanhado do exemplar da assinatura de próprio punho devidamente abonada segundo os preceitos legais existentes;
b) o dimensionamento do clichê;
c) características gerais e particulares do fundo artístico;
d) descrição pormenorizada da chancela.
A partir de então, o uso da chancela mecânica começou a ser implementado tanto em setores privados como públicos, tais como Bancos (Leis nºs 5.589/1970 e 6.304/75, Secretaria da Segurança Pública (Decreto nº 52.031/1969) e na Imprensa Oficial de São Paulo (Decreto nº 52.895/1972).
Nesse sentido, no intuito de atribuir mais segurança ao se colocarem chancelas em títulos de crédito, cédulas de identidade, folhas corridas policiais e outros documentos, a Egrégia Corregedoria Geral da Justiça, por meio do Provimento 32, de 25 de novembro de 1981, regulamentou a competência dos notários para o registro da chancela mecânica, bem como a possibilidade do seu uso nos atos de reconhecimento de firmas e autenticações, definindo quais seriam os requisitos indispensáveis tanto ao registro como para o próprio tabelião utilizar a chancela nos atos de balcão.
Importante aqui ressaltar que a possibilidade dos notários utilizarem a chancela em atos de reconhecimentos de firma e autenticações prevaleceu até a entrada em vigor do Provimento 40/2012, que fez profunda alteração no Capítulo XIV das Normas de Serviço e não reproduziu essa alternativa, restando apenas a atribuição do registro da chancela mecânica, conforme disposto no Item 191:
191. O registro da chancela mecânica observará os seguintes requisitos:
a) preenchimento da ficha-padrão destinada ao reconhecimento de firmas;
b) arquivamento na serventia do fac-símile da chancela;
c) declaração do dimensionamento do clichê;
d) descrição pormenorizada de chancela, com especificação das características gerais e particulares do fundo artístico.
Desta forma, repisa-se, portanto, que não há mais previsão para que os tabeliães de notas utilizem a chancela mecânica para a prática dos atos de reconhecimentos de firma e autenticações.
No que toca o registro da chancela, esclarecemos que a descrição pormenorizada da chancela mecânica (alínea “d”) deve ser feita por meio de uma escritura pública, onde deverá constar, ao menos, o nome das partes, objeto e a finalidade da chancela, suas características, inclusive a menção aos documentos e declarações do fabricante da chancela, do dimensionamento do clichê, que deverão ser arquivados na serventia.
Além da escritura, as Normas de Serviço determinam o preenchimento da ficha-padrão de reconhecimento de firma (recomenda-se uma via para o arquivo e outra para o procedimento), no qual deverá ser inserida a imagem da chancela mecânica, como se fosse a assinatura a próprio punho dos signatários. No fim do procedimento, o notário deverá extrair um traslado certificando o registro da chancela mecânica.
Posteriormente, os interessados poderão solicitar ao notário que reconheça a firma chancelada em documento, certificando que confere com o padrão depositado no tabelionato. A conferência da chancela aposta em documento é ato de reconhecimento de firma por semelhança, conforme disposto no Item 191.1.
É inegável que o registro da chancela mecânica facilita a operação de muitas empresas, reduzindo consideravelmente o tempo que muitos sócios ou empregados levam assinando um grande volume de documentos.
Todavia, a Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo negou o pedido de uma empresa privada que solicitou autorização para o uso de chancela mecânica nos contratos imobiliários destinados ao Registro de Imóveis, citando inclusive relativo à Companhia de Desenvolvimento Habitacional e Urbano do Estado de São Paulo (CDHU), conforme ementa abaixo reproduzida:
CGJ|SP: Registros Públicos – Pedido formulado por empresa – Autorização para substituir a assinatura de seus representantes legais por chancela mecânica junto aos registros imobiliários – Precedente relativo à Companhia de Desenvolvimento Habitacional e Urbano do Estado de São Paulo (CDHU) que envolve situação distinta – Parecer pelo indeferimento, negando-se provimento ao recurso (Processo CG nº 2011/17440).
Segundo o Parecer de lavra do então Exmo. Juiz Auxiliar da Corregedoria, Roberto Maia Filho, deve haver expressa autorização legal para que sejam dispensadas assinaturas físicas mediante substituição pela chancela mecânica, ainda mais considerando a CDHU é sociedade de economia mista que tem o Estado como sócio majoritário que presta serviço de utilidade social.
*Rafael Depieri é assessor jurídico do CNB/SP. Advogado, é bacharel em Direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e pós-graduado em Direito Notarial e Registral pela Faculdade Arthur Thomas. Envie sua dúvida para [email protected]
