Com a digitalização transformando processos tradicionais, garantir a autenticidade e a segurança de documentos no ambiente virtual tornou-se essencial. É nesse contexto que a assinatura eletrônica notarizada se destaca como uma solução prática, rápida e confiável.
Mas o que significa notarizar um documento, afinal?
A notarização certifica a autenticidade de assinaturas e de informações contidas em um documento, com o objetivo de garantir a sua validade legal.
O processo normalmente é realizado por um tabelião, que fica responsável por identificar as partes envolvidas e autenticar o registro. Continue a leitura para entender o papel da assinatura eletrônica neste procedimento.
O que é assinatura eletrônica notarizada?
A assinatura eletrônica notarizada é uma forma de validar juridicamente atos notariais em ambiente eletrônico, com o apoio de um tabelião ou autoridade competente, como acontece nos processos de notarização.
O objetivo desse tipo de assinatura é assegurar que a identidade das partes envolvidas seja verificada e que o documento assinado tenha validade legal.
Imagine, por exemplo, que Roberto precisa fechar a venda de um imóvel, mas está em viagem com a família em outro estado.
Roberto elabora então uma procuração de plenos poderes para que seu irmão possa representá-lo na assinatura do contrato de compra e venda. Ele deseja assinar e enviar essa procuração eletronicamente para agilizar o processo.
Neste caso, um certificado digital notarizado garante a Roberto a possibilidade de assinar o documento eletronicamente com total validade jurídica, sem a necessidade de se deslocar para a sua cidade natal ou mesmo a um cartório.
Quais documentos podem ser assinados eletronicamente de forma notarizada?
De maneira geral, a assinatura eletrônica notarizada pode ser utilizada para assinar qualquer ato notarial, basta ter um certificado digital devidamente emitido por uma autoridade certificadora.
É um recurso bastante versátil, que pode servir para assinar uma variedade de documentos, indo muito além das procurações, que usamos como exemplo anteriormente.
Com o objetivo de facilitar processos jurídicos e contratuais, essa solução é ideal para documentos que exigem maior grau de segurança, como:
- Acordos comerciais: parcerias, fusões ou contratos de prestação de serviços podem ser assinados eletronicamente de forma notarizada;
- Documentos societários: atas de reuniões, alteração de contrato social ou abertura de empresas, por exemplo, podem aproveitar a praticidade do recurso;
- Contratos de compra e venda: tanto para bens móveis quanto imóveis, a assinatura garante validade e segurança jurídica a essas negociações;
- Termos de compromisso: garantindo a autenticidade do consentimento das partes, a assinatura eletrônica facilita processos envolvendo termos de compromisso;
- Testamentos e declarações: documentos que necessitam de autenticidade e verificação formal para evitar disputas futuras também se beneficiam da assinatura digital.
As vantagens da assinatura eletrônica notarizada
A assinatura notarizada oferece uma alternativa moderna e confiável para atender às exigências legais, ao mesmo tempo que ajuda a reduzir a burocracia dos processos tradicionais.
Essa tecnologia combina a agilidade das assinaturas digitais com a credibilidade da autenticação notarial, o que traz diversas vantagens, como:
- Validade jurídica ampliada: a autenticação notarial reforça a aceitação legal dos documentos e garante conformidade com a legislação brasileira;
- Segurança reforçada: esse tipo de assinatura utiliza mecanismos avançados de criptografia e autenticação para proteger as informações e garantir a integridade do documento;
- Redução de custos: com todo o processo realizado de maneira digital, é possível economizar com transporte, impressão e outros gastos associados aos processos tradicionais de autenticação;
- Rastreabilidade: as plataformas de assinatura eletrônica permitem acompanhar cada etapa do processo, disponibilizando registros detalhados sobre quem assinou e quando a assinatura foi realizada;
- Agilidade no processo: ao permitir que os documentos sejam assinados e autenticados de forma totalmente digital, a assinatura eletrônica elimina a necessidade de deslocamentos e reduz as burocracias.
Este tipo de assinatura é legal no Brasil?
Sim, a assinatura eletrônica notarizada é totalmente legal no Brasil. Ela está amparada pela Lei 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas para documentos públicos e privados.
Essa lei categoriza as assinaturas entre simples, avançadas e qualificadas. Nesse contexto, a notarização agrega uma camada adicional de segurança e validade jurídica aos documentos.
Além dela, há também o Provimento 100/2020 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça), responsável por permitir a publicação de atos notariais eletronicamente.
No Brasil, a inclusão da validação notarial assegura que o processo siga padrões reconhecidos, o que traz maior confiabilidade para acordos e transações entre as partes.
A assinatura eletrônica também é válida em outros países da América Latina, como Paraguai, Uruguai e Argentina, membros do Mercosul.
Essa validade é garantida pelo Acordo de Reconhecimento Mútuo de Certificados de Assinatura Digital do Mercosul, promulgado em abril de 2024.
Em outros países, a regulamentação das assinaturas eletrônicas pode variar, assim como a inclusão da notarização.
Como obter uma assinatura eletrônica notarizada?
Para obter o certificado digital notarizado, que vai permitir a assinatura eletrônica de atos notariais, é necessário fazer um rápido processo online. Veja o passo a passo:
- Acesse o site do e-Notariado;
- Em “Serviços disponíveis”, clique na opção “Certificado digital notarizado”;
- Preencha seus dados pessoais, conforme solicitado no formulário que aparece na tela;
- Será necessário tirar ou adicionar uma foto para comprovar sua identidade. Escolha uma imagem nítida, com enquadramento similar as fotos 3×4 e dê preferência para fundos neutros;
- Além da foto, também é necessário anexar a imagem de um documento pessoal, como CNH, identidade ou passaporte. Escolha o tipo e anexe o arquivo para seguir;
- Depois clique em “Continuar” e, já na próxima página, selecione o cartório mais próximo de você para realizar a emissão do certificado. Após escolher o local, basta clicar em “Enviar solicitação”;
- Assim que finalizar esse processo, uma mensagem confirmando a solicitação aparecerá na tela. Clique em “Ok” para concluir.
Você receberá um e-mail com a confirmação do pedido e, em até duas horas úteis, o cartório escolhido deverá entrar em contato para agendar a videoconferência – etapa realizada para confirmação de identidade.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Se você quer simplificar ainda mais o processo de assinaturas na rotina da sua empresa, precisa conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Com uma interface intuitiva, a plataforma disponibiliza a tecnologia completa para otimizar a gestão de assinaturas no seu negócio, sempre em conformidade com as legislações vigentes.
Além de garantir a validade jurídica de documentos assinados digitalmente, o sistema permite acompanhar o fluxo de assinaturas e, com isso, proporciona maior controle sobre a tramitação de documentos.
Conclusão
Ao possibilitar a autenticação remota com respaldo notarial, a assinatura digital notariada agiliza processos, elimina a burocracia e oferece mais conveniência no dia a dia.
Além de atender às regulamentações brasileiras, esse tipo de assinatura representa um avanço significativo na transformação digital e garante diversos benefícios para as empresas, como vimos neste conteúdo.
Com o suporte de tecnologias confiáveis, como o TOTVS Assinatura Eletrônica, é possível integrar essa ferramenta ao fluxo de tarefas da sua organização, otimizando tempo e recursos.
Para contribuir nessa otimização, confira também nosso conteúdo sobre gestão de documentos.
Fonte: Totvs
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