Os cartões de firma, também denominados de ficha de depósito de firma, podem ser definidos como um tipo de material de segurança, no qual os tabeliães de notas coletam a assinatura dos cidadãos que requerem reconhecimentos de firma para criar o paradigma a ser verificado todas as vezes que o mesmo cidadão assina documentos e submete ao reconhecimento de firma por semelhança, bem como, por segurança, na assinatura de atos públicos realizados perante o tabelião de notas.
Contudo, a manutenção desses materiais em formato físico sempre gerou discussões, sobretudo quanto à necessidade de armazenamento por longos períodos e ao espaço ocupado pelos acervos nas serventias extrajudiciais.
O Provimento nº 50/2015 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) traz a chamada “tabela de temporalidade”, ou seja, uma planilha que estabelece os prazos que os delegatários do serviço extrajudicial estão autorizados a adotar para eliminação dos documentos arquivados, para todo o país. Essa tabela previu, até muito recentemente, que o arquivamento das fichas de firma era permanente.
Entretanto, os itens da tabela que tratam do reconhecimento de firma, foram alterados com a edição do recentíssimo Provimento nº 185, de 26 de novembro de 2024 do CNJ, estabelecendo, agora, o prazo de 5 anos em que fica autorizada a eliminação desse material de segurança. A tabela traz seis (6) rubricas para o tema, quais sejam: 3-5-1-6 (Depósito de Firmas), 3-5-1-7 (Reconhecimento de firmas por autenticidade), 3-5-2 (Fichas de depósito de firma), 3-6-1-5 (Abertura de firma), 3-6-1-6 (Reconhecimento de firmas por autenticidade) e 3-6-4 (Depósito de firmas – fichas).
Mas não é apenas a tabela de temporalidade que deve ser conhecida para a questão da ficha de firma. Nesse caso, vale a leitura da decisão da Corregedoria Nacional de Justiça que deu origem ao referido provimento, exarada nos autos do Pedido de Providências nº 0003209-35.2022.2.00.0000 do CNJ. O expediente, que durou cerca de 2 anos, foi devidamente instruído por manifestações institucionais, inclusive do Conselho Nacional do Colégio Notarial do Brasil.
O detalhe trazido pela decisão, que se encontra de maneira tímida na tabela de temporalidade, apenas com uma marcação de um “x”, na coluna digitalização, é que esse “x”, de acordo com a decisão, significa que além dos 5 anos de arquivamento do material em papel, os tabeliães de notas também devem manter a versão digital por mais 5 anos, vale a reprodução do trecho integral da decisão:
“2.2. Sobre o prazo de conservação dos cartões de firma e dos livros de reconhecimento de firma, adequando é que se mantenha a documentação física pelo prazo de 5 (cinco) anos e sua conservação digital por mais 5 (cinco) anos após a eliminação daqueles.
É que a conservação de cópia digitalizada deve ser mantida pelo menos até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem, conforme o disposto no art. 11 do Decreto n. 10.278/2020, que regulamentou o art. 3º, X, da Lei n. 13.874/2019, dispositivo legal que reconhece como direito essencial ao desenvolvimento e crescimento econômico do país, o arquivamento de qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecimentos em regulamento, “hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público”.
A par da legislação que já autorizava, em 1968 (Lei n. 5.433/1968), a microfilmagem de documentos particulares e oficiais, e a incineração ou destruição mecânica dos documentos originais microfilmados, é certo que a Lei n. 12.682/2012, que autoriza o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, igualmente autoriza a destruição do documento original após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, nos termos estabelecidos em regulamento, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação deve ser mantida permanentemente, conforme já ressaltado acima (art. 8º da Lei n. 8.159/1991).
Registre-se, por oportuno, que o art. 31 do Provimento CNJ n. 100/2020 (incorporado ao Provimento CNJ n. 149/2023) já permitia o arquivamento exclusivamente digital de documentos e papéis apresentados aos notários, seguindo as mesmas regras de organização dos documentos físicos.
Assim, as fichas de depósito de firmas devem ser conservadas em meio físico por 5 (cinco) anos, podendo ser destruídos os documentos originais após sua digitalização, respeitadas as diretrizes do caput e parágrafos do art. 2º-A, da Lei n. 12.682/2012, com redação dada pela Lei n. 13.874/2019, devendo manter a guarda do documento digitalizado pelo prazo de 5 (cinco) anos, que, somados, alcança-se o prazo prescricional residual (quando a lei não haja fixado prazo menor) previsto no art. 205 do Código Civil de 2002 (10 anos), orientação que se harmoniza com a disposto no art. 11 do Decreto n. 10.278/2020, que regulamenta o art. 2º-A da Lei n. 12.682/2012.”
A nosso ver (opinião do articulista) o prazo de conservação, exclusivamente digital, por mais 5 anos apenas, permite que, nesse período, seja feira aferição da semelhança apenas com base na digitalização, pois a decisão citou o artigo 31 do Provimento nº 100/2020 do Conselho Nacional de Justiça, salientando que essa norma já previa o arquivamento exclusivamente digital. Parece, portanto, que a ideia é que, no futuro, os arquivamentos sejam feitos efetivamente apenas de forma digital.
Um outro ponto importante, especialmente para os tabelionatos de notas do estado de São Paulo, até porque foi a Corregedoria Geral da Justiça deste Estado que deu origem ao expediente no CNJ, é que a decisão também autorizou a eliminação do livro de termo de reconhecimento de firma por autenticidade, conforme já se verifica do trecho acima colacionado, bem como da frase retirada da decisão, abaixo reproduzida:
“(…) A mesma lógica aplica-se para os livros de reconhecimento de firma. (…)”
A regulamentação merece encômios pois traz uma série de benefícios para as serventias extrajudiciais e para a sociedade em geral, tais como a redução de custos com armazenamento e manutenção de documentos, melhoria no uso dos espaços físicos das serventias extrajudiciais, maior segurança jurídica ao garantir a atualização frequente das assinaturas arquivadas e o fomento à digitalização e modernização do sistema notarial brasileiro.
Com essas medidas, o CNJ promove avanços significativos no sistema notarial, conciliando a tradição e a segurança jurídica com as demandas de um mundo cada vez mais digitalizado.
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Fonte: Jornal do Notário
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