Num contexto profissional cada vez mais complexo e interdependente, a relação entre organizações, fornecedores, clientes e colaboradores exige mais do que cordialidade: requer clareza, responsabilidade, comprometimento com a legalidade e, acima de tudo, conduta ética entre os envolvidos.
Um exemplo de compra não planejada, acima da quantidade normalmente solicitada, demonstra como falhas de procedimento — tanto internas quanto com fornecedores — podem gerar situações inesperadas no fluxo financeiro e operacional. Neste caso, o titular foi surpreendido por uma demanda que não estava prevista no orçamento, ficou sem recursos imediatos para arcar com a despesa e o fornecedor, por sua vez, não estranhou a ordem de compra da funcionária, justamente pela ausência de diretrizes claras sobre limites de aquisição. Essa situação reforça a importância de procedimentos definidos e alinhamento entre todos os envolvidos, a fim de reduzir riscos e imprevistos.
Situações assim indicam a necessidade de aprimorar processos internos para garantir maior segurança na execução da rotina de trabalho. O titular confia que seu time atua dentro dos limites, mas esses limites precisam estar formalmente definidos. Caso contrário, falhas tornam-se difíceis de detectar até que o impacto apareça — e ele pode ser significativo.
É comum que, mesmo entre profissionais experientes, a confiança nas rotinas estabelecidas substitua controles formais — mas esse comportamento traz riscos. Em organizações à prova de riscos de alto impacto, a confiança precisa estar apoiada em sistemas, políticas e auditorias, mesmo quando há relações de amizade fora do ambiente de trabalho. O funcionário que atua em nome do cartório deve ser o canal, e não a decisão final. Sem processos e controles formalizados, situações atípicas passam despercebidas.
Portanto, o papel de cada um deve estar bem delimitado. Os funcionários têm a responsabilidade de agir em nome da serventia, orientados por um Procedimento Operacional Padrão (POP) aprovado pelo titular. Os fornecedores, por sua vez, devem seguir protocolos e confirmar com a diretoria pedidos que fujam ao padrão. Toda relação precisa estar documentada, com autorizações formais, limites de valores e responsáveis devidamente treinados e monitorados. Um manual de boas práticas é essencial — e deve ser assinado tanto por funcionários quanto por fornecedores.
Ser transparente não significa ser flexível a ponto de comprometer a governança. Pelo contrário: ao expor limites, demonstra-se compromisso com a seriedade. Proteger limites é proteger reputação, recursos financeiros e sustentabilidade do negócio. Todos os acordos precisam ser registrados por escrito. A memória da governança não pode depender apenas de conversas por WhatsApp ou e-mails isolados. Contratos, manuais de boas práticas e ordens de serviço devem estar assinados, arquivados e passíveis de auditoria. Essa prática protege todas as partes e reduz drasticamente os riscos de interpretações equivocadas.
Numa organização, todos são parceiros: titulares, colaboradores, clientes e fornecedores. Para que essa parceria funcione, é necessário que todos compreendam os limites, o que é permitido e quem pode decidir. Relações de parceria bem-sucedidas não dependem apenas de boa vontade, mas de clareza, ética e firmeza. Os melhores acordos são aqueles que entregam qualidade, conhecimento e confiança — bases que tornam possível a construção de novos negócios.
Por fim, é importante reconhecer que muitos titulares, especialmente aqueles profundamente vocacionados ao Direito, acabam dedicando menos atenção às atividades de gestão — e essa assimetria pode comprometer a saúde financeira da serventia, inclusive suas próprias retiradas. A boa gestão, entretanto, não é resultado de ações isoladas, mas da combinação entre processos bem estruturados, colaboradores atentos e capacitados, controles financeiros rigorosos e mecanismos formais de acompanhamento. Quando esses elementos são costurados por um planejamento estratégico consistente, a organização fortalece sua capacidade de antecipar riscos, equilibrar recursos, tomar decisões informadas e garantir a continuidade operacional. Assim, a viabilidade econômica e a tranquilidade do titular deixam de depender de esforços pontuais e passam a ser consequência natural de um sistema de governança integrado, maduro e orientado à sustentabilidade de longo prazo.
Fonte: Jornal do Notário
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